備品管理プラグイン

標準サポート

この「備品管理」プラグインは、社内の備品についての、交換期限、担当者、対応内容などを「備品メモ」として記録・蓄積・共有するためのアプリです。

例えば、コンピューターのディスク故障時の対応を記録しておくことで、次に同じトラブルが発生した時にどのように対応すればよいのか(過去にどのように対応したのか)がすぐにわかります。

姉妹品に在庫管理プラグインがあります。こちらは原材料、仕掛品、製品、商品、備品などの在庫を管理するためのプラグインで、オフィスや倉庫などに置かれている物品の在庫数を確認して、少なくなったものの補充・発注をしやすくすることを目的としています。応用次第で同じような物品の管理にも使えます。お好みや必要に応じて使い分けてください。

備品メモの例

備品の情報をモレなく登録できる

備品の登録記事(備品メモ)には、管理番号、設置場所、カテゴリー、備品を使用するユーザーや管理担当者、使用開始日、使用期限などを登録できます。

必要に応じて、納品書PDFをなどを添付することも可能です。

また、念の為に動向を知っておいて欲しいユーザー(例えば、管理部のマネージャーなど)を通知先として追加指定ができます。

投稿/編集フォーム

メーカーや製品名ですぐに探し出せる

メーカー名や製品名はタグとして備品メモに付けられており、同じタグの備品メモ(=同じメーカーや同じ製品名の備品)を素早く一覧表示できます。下図は Apple 社製のコンピューターを一覧表示した例です。

Apple社のコンピューター一覧

スプレッドシート画面やセクション テーブルを使って並び替えたりキーワードで絞り込んだりできます。

一覧画面

セクション テーブル

チームや自分のタスクとして管理できる

備品メモはタスクの一種として、スペースのタスク一覧画面、担当者のプロフィールページのタスク一覧画面、カレンダー画面などに表示されます。目的の備品メモを選択して、内容を確認したり追加情報をコメントしたりすることも簡単です。

タスク一覧

期限が近づくとメールで通知される

備品の終了処理をしないまま「通知開始日」や「運用終了日」を過ぎると、管理担当者宛にメール(ダイジェスト)でアラート通知されます。

ダイジェストの例

次のアクションへつなげる、つながる

TeamPage の備品管理は、単なる備品そのものの管理以上のことができます。たとえば、備品メモから派生する業務を新たなアクションをタスクとして登録できます。

タスクを登録

タスクやコメントは別のスペースへ投稿でき、特定の部署やチームだけに閲覧を制限できます。投稿先のスペースが別になっても、元記事とはリレーションシップで結ばれており、読み取り権限があれば経緯をさかのぼったり掘り下げたりできます。

別のスペースへ投稿

プロジェクト管理できる

プロジェクトやマイルストーンを連携させても運用できます。ダッシュボードを見れば、関連備品の運用状況が一目瞭然です。下図では、コメントや派生タスクもタイムラインに表示されていることに注目してください。つまり、備品登録後のすべての業務をダッシュボードで一元管理できます。

プロジェクトのダッシュボード

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