会議の「次にやること」も一ヶ所で管理して議事録をもっと活用する方法

2016/11/28 · · 投稿者 Takashi Okutsu

「議事録」についてググってみる先日、議事録プラグインを使った、TeamPageでの議事録の作成と活用の方法についての紹介ビデオを公開しました。その流れで議事録についてGoogleで検索したところ、どうも一般的には、「議事録の活用」とは「後から読んで会議の内容を理解すること」や「欠席者へ回覧すること」だ、と考えられていることがわかりました。

しかし、これは「活用」なのでしょうか?どちらも「過去の記録を読む」ということには変わりありません。もっと「未来に向かって」活用する方法はないのでしょうか?

議事録は書き込み不可?

議事録を「書き込み可能」にして活用しよう

Photo by ぱくたそ

「議事録の作成が面倒」とか「議事録を作っても誰も読まない」などと時々耳にします。回覧して読んでくれたとしても、その後はどうでしょうか。社内イントラに静かに眠るだけな場合も多いのではないでしょうか。

せっかく時間と労力を割いて作成した議事録なのですから、死蔵するのはもったいないのですよね。でも、死蔵することになってしまうのには理由があるのです。

それは、議事録が「書き込み不可」という前提と仕組みで作られていること。作成されたときの状態で(誤字脱字の修正など細かな変更は除いて)残し続けなければならないと考えられていませんか。また、会議で決まったことのフォローアップはどのように行っていますか?メールやイントラの掲示板など、議事録から場を移して行っていませんか?

本当の「活用」のためには、これらの前提を捨てましょう。

書き込み歓迎!アクティブ議事録

TeamPageでは、議事録にコメントを加えてディスカッションしたり、付箋を貼ったり、進捗を共有したり、次のアクションや予定を立てたりできます。議事録の一ヶ所で、場所を移さずに「次のアクション」を実行できるわけです。

このような次の仕事にどんどん活かせる議事録を、静的に死蔵されている普通の議事録の反対の意味で、「アクティブ議事録」と名付けました。

アクティブ議事録は、会議で決まったことを記録するだけでなく、会議の後のフォローアップまでを共有する場です。「前回の会議、その後どうなっているのかな?」と進捗が気になったら、アクティブ議事録を確認しましょう。誰がどのようなフォローアップを行ったのか(行っているのか)が明確にわかります。

議事録が、死蔵されるべき文書ではなく、次のアクションの出発点になるわけです。

活用法 (1) 〜 会議の前

それでは、ここでTeamPageのアクティブ議事録の活用方法を紹介しましょう。

アジェンダとして配布する

アジェンダとは、討議内容や議題のことですね。通常は会議の前に決まっており、会議の参加者全員が前もって共有すべきものです。会議の効率的な進行には欠かせません。

会議を予定登録するとき、会議の内容を書くようにしましょう。文書ファイルや画像も添付できるので便利。参加者へ自動的に通知されるので、参加者は通知内容を読むだけで会議の内容を予め把握できます。

前もってアジェンダとして配布する(ファイル添付OK)

活用法 (2) 〜 会議の後

議事録の回覧・共有

会議が終わったら、会議予定として登録(投稿)済みの記事を編集するか、またはコメントして、議事録に仕上げます。編集やコメントの内容は自動的に参加者に再通知されるので、いちいち回覧する手間が省けます。検索やカレンダーで議事録を見つけるのも簡単です。

ここまではよくある「活用」方法ですが、さらにTeamPageの「アクティブ議事録」では次のような「活用」ができます。

タグ付けしてポイントを絞る

議事録の記事だけでなく、各段落にもタグ付けできます。長い議事録でも、どこにポイントがあるのかが分かりやすくなります。

それから、より見やすくするためにタグにはアイコンを設定しておきましょう。

権限設定で特定のユーザーだけにタグ付けを許可することもできます。

段落ごとにタグ付けできる

簡単なToDoチェックリストを作れる

上記の「段落ごとのタグ付け」機能の応用です。段落ごとに「to do」タグを付けることで、議事録の中に簡単なチェックリストを作成できます。

完了したときはチェックボックスをクリックするだけ。タグが「to do」から「done」に変わり、会議の参加者に自動的に通知されるので、進捗を別途メールやチャットで報告する必要がありません。

todo/done リスト

議事録の適切な位置にコメントできる

段落にはコメントもできます。コメント中の段落にも階層的なコメントができるので、議事録の中の適切な位置でディスカッションが可能になります。

スレッドが長くなっても大丈夫。コメントの▼アイコンをクリックしてスレッドを折りたたんだり、コメントを非表示にしたり、あるいはコメントのスレッドを議事録から独立させたりすることだって可能です。

段落ごとにコメント・ディスカッション

次のアクションを登録できる

議事録に関連する何かを別スレッドにしたいときは、予定(スケジュール)やタスク(To Do)として段落に登録しましょう。予定の中でもタスクの中でも、コメントやタグ付け機能を利用できます。

次回の会議の前には、この議事録で進捗を確認しましょう。会議で決まったことを誰がどのようなスケジュールで実行したのかが一目瞭然です。

会議の貴重な時間を関係者からの進捗報告に割くことも多いと言われます。アクティブ議事録があれば進捗報告の時間は必要なくなり、その時間をディスカッションに充てるなどして、会議を効率化できます。

段落に予定やタスクを登録

まとめ

TeamPageのアクティブ議事録なら、フォローアップのやり取りと議事録とが一ヶ所で管理されているので、情報が散らばりません。

会議のフォローアップのやり取りの中で、元の議事録を読み直すことがしばしばあると思いますが、TeamPageではすべてやり取りを議事録に関連付けられます。やり取りをたどれば議事録へ繋がるので、議事録を簡単に見付けられます。

ぜひTeamPageのアクティブ議事録を皆様の業務に取り入れてみてください。

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