品質管理の仕事を楽にして、ISO監査でOKをもらう方法

2015/01/29 · · 投稿者 takashi

ISO監査員を喜ばせて、なおかつ仕事を楽にする方法TeamPageは、品質管理業務によく使われています。顧客からのクレームや現場からの不具合など、品質に関係する報告を登録するだけでなく、「その後、誰がどんな対応をしたのか」の経緯や「他のどんな問題と関係があるのか」といった関係性も残して共有できるので、品質管理業務にはもってこいなのです。

品質管理にはISO 9001という規格がありますが、今回はこのISO監査についてのTeamPage使用事例を紹介します。

業務プロセスやマニュアルの管理と共有

この企業は、元々はスウェーデンの軍事業界向けの小型精密機械の加工や精算を行っていました。近年では、大型車両向けの精密機器に重点的に取り組んでいます。品質管理のISO/​TS 16949認証と環境管理のISO 14001認証を取得済みで、高品質な製品生産力と顧客との親密なビジネス関係を誇ります。

同社のTeamPageは、「高度生産品質計画」(APQP: Advanced Product Quality Planning)と「生産部品承認」(PPAC: Product Part Approval」プロセスに使われています。それまでMicrosoft Wordで行ってきた業務プロセス管理や販売店マニュアル管理の約90%をTeamPageに移行しました。その結果、同社で働く全員がTeamPageにアクセスして、製品の構想から販売に至るまでの進捗確認や、問題の最新状況の共有、過去事例の検索、権限に応じた編集などができるようになりました。

ISO監査員が驚いた〜監査を楽々クリア

ここで紹介するのは、同社のISO監査にまつわるエピソードです。

「先週、監査員がやって来たのですが、業務プロセスの90%をTeamPageに移行済みで、業務プロセスからの発生した情報もみんなTeamPageに記録しているものですから、監査員たちは本当に大喜びでしたよ。私は「追加」ボタンをクリックし、テンプレートを使用した登録フォームを開き、新しい情報を追加するデモを見せたのですが、彼らは顎が外れるほど驚いていました。いやぁ、面白かったですね。彼らが何かに感心するなんてことは滅多にありませんから。

私たちがTeamPageで作った業務マニュアルは、40種類の機械作業員によって使われています。また、新しい業務マニュアルを作成したり、既存のマニュアルを改訂したりしています。

同じ日、まだ監査員が来社する前のことですが、ある顧客からクレームが届いたのです。このクレームは、私たちの製品やサービスに重大なものでした。私はすぐに「品質警告」をTeamPageに投稿しました(テンプレート機能を使用)。私が投稿した「品質警告」には作業員が調べるべき事がいくつか書かれていて、それによって私たちは顧客が満足する部品をまた供給できるようになったのです。

監査員たちが来社すると、彼らはこのクレーム対応に注目しました。私はTeamPageに記録されている一連の経緯を見せました。私の「品質警告」から始まって作業マニュアルの改訂に至るまでの流れです。監査員が「これは良いですね。でも、あなたは作業員と話をしたのですか?」と尋ねてきたので、「いいえ、その必要はありません。直接会って話もできたかもしれませんが、でも私は今日のこの監査の準備で忙しく、時間がなかったので。」と答えました。監査員は作業エリアに直接歩いて行って作業員に質問を始めました。監査員が驚くのを見て私はニンマリしましたよ。すべての作業員が何をすべきかを正確に理解していたのですから。素晴らしいです。今回も、いつもと同様に、品質警告と改善情報が現場に正しく伝わっていました。

私の専門的な仕事をとても楽にしてくれたトラクション・ソフトウェアに感謝します。」

お客様の役に立てて感謝されるのは清々しく気持ちが良いものですね。こちらこそ感謝いたします。

顧客や取引先など、社外コミュニケーションにも

ちなみに、上記で引用した謝礼は、米国のTeamPageサポートサイトにある同社専用のスペースに、同社の品質管理マネージャーが寄せたものです。TeamPageは、社内スペース(弊社メンバーのみ)、同社用スペース(同社と弊社メンバーで共用)、フォーラム スペース(すべてのユーザーに公開)など、閲覧・共有範囲の異なるスペースができるように設計されています。この仕組みにより、社内だけでなく社外とも安全に情報交換や情報共有ができます。

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