証明書発行申請フォーム プラグイン

証明書イメージ図各種証明書の発行申請の受付や対応状況を管理するためのプラグインです。主に総務部や人事部などでの使用を想定していますが、他の部署でも利用可能です。

特徴・概要は次のとおりです。

1. 各種証明書の発行申請を一元管理
2. テンプレート機能で申請フォーム内容をカスタマイズ可
3. 必要に応じて Word や Excel などのファイルを添付可
4. コメントやサブタスク登録により、申請者と細かなやり取りが可能
5. 申請の締切や進行状況がわかる一覧画面を用意
6. 総務/人事からの回答は申請者に自動通知

証明書の発行申請

人事部や総務部に宛てて申請を行います。

  • ドロップダウンリストに表示される証明書の種類は、管理者が設定・変更できます。
  • 人事や総務の担当者を予め設定しておけます。

申請フォームの例

また、テンプレート機能を使うことで、申請する証明書に応じて内容をカスタマイズし、記入にかかる時間を削減し、記入漏れを防げます。

テンプレートの使用例

証明書の発行/次のアクション登録

発行申請が投稿されると、自動的に担当者に通知されるので、申請依頼にすぐに気付けます。

発行した申請書はコメントに添付でき、自動的に申請者に通知されます。申請者にメール等でお知らせする手間が発生しません。

タイトル下の詳細欄のリンクをクリックして、同じ種類や同じ優先度の申請書を一覧表示できるので、過去のやり取りを確認することも容易です。

さらに、次のアクションをタスクや予定として登録できます。アクションからアクションへと業務のフローが繋がり、経緯や理由をさかのぼって素早く確認できます。

発行申請のタスク例

進捗の確認

[証明書発行申請] タブでは、[未完] と [完了] のサブタブを切り替えて、申請の対応状況をすばやく確認できます。

[未完] の申請一覧画面では、締切日の近い順に表示されるので、どの申請から対応すべきかを把握でき、対応モレを防止できます。

また、フィルター(絞り込み)機能を使って特定の優先度、担当者、申請者、証明書の種類などで絞り込み表示できます。

申請者は自分の申請の進行状況を確認できるので、担当部署へ何度も対応状況を問い合わせる必要がありません。

タブ表示

[完了] の申請一覧画面には、対応完了した申請が完了した順に表示されます。

この画面でも、フィルター(絞り込み)機能を使って特定の優先度、担当者、申請者、証明書の種類などで絞り込み表示できるので、自分の申請をすばやく見付けられます。

完了した申請一覧

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