プロビデンス ビジネス ニュース掲載：ソーシャル ツールを応用したWebベースの品質管理
米国ヒューストンに本社を置く石油掘削コンサルタント企業のアテネ グループは、ISO 9001 認証に適応するため、プロビデンス州のトラクション ソフトウェア社の TeamPage を品質管理システムとして 6 年前に使い始めました。
TeamPage は、トラクション ソフトウェア社が 20 年近くも開発してきた業務プラットフォームです。
そしてすぐに、アテネ グループは、 品質管理関連の文書管理以外にもたくさんのことが TeamPage で出来ることに気づきました。多くの業務実績や ISO 認証での成功を経て、TeamPage は、今では同社のイントラネットの中心的な役割を担っています。
アテネ グループの DTA 品質マネージャーであるトーマス＝コッジェル氏 (Mr. Thomas Cogdell) は、同社が TeamPage を採用した理由について、次のように語っています。
「TeamPage は、Web ベースのツールであり、優れたセキュリティ監査と追跡の機能を備えています。すべての文書のすべての変更が記録され、追跡可能で、通知され、変更前のデータが失われることがありません。この柔軟性によって、我々は従業員に対して『君たちの知識をどんどん自由に追加していいんだよ』と伝え、我々の品質管理業務を改善していけるのです。」
アテネ グループが社内イントラネットに TeamPage を愛用しているこの事例は、多くの企業が Web ベースの品質管理ソフトウェアを社内業務やコミュニケーションに広く応用し始めているという、大きな流れの一例です。
「弊社の品質管理システムのお客様には、当初想像さえしていなかった用途にも範囲を広げて使っていただいています。」
写真左：トラクション ソフトウェア社長のグレッグ＝ロイド氏 (Mr. Greg Lloyd)
写真右：営業副部長のジョーダン＝フランク氏 (Mr. Jordan Frank)
トラクション ソフトウェア社の営業副部長のジョーダン＝フランク氏 (Mr. Jordan Frank) は、「いくつかの TeamPage 導入企業では、導入時には想定していなかった新しい用途に TeamPage を使っていますよ。」と言います。
「この推進役は、ソーシャル メディアで働く動力学です。ソーシャル メディアはそれ自体が柔軟性のあるシステムで、ユーザーのニーズに適用できるようになっています。
弊社の TeamPage は、ブログや Wiki や Twitter のようなマイクロブログなどの技術を使ったソリューションで、これまでソーシャル コラボレーション市場を牽引してきました。
そして、ナレッジ マネージメントを構築するこれらのすべての機能を、お客様がエンタープライズ 2.0 のソーシャル コラボレーションの目的に使う、ということが今起きています。」
TeamPage は、社内ソーシャル メディアのプラットフォームやオンライン ニュースのサイトのようなものとして運用され、従業員は TeamPage を使ってとても効率的にコミュニケーションができます。
製造業の分野において、特に企業内に高性能・高機能な IT システムを導入するリソースのない中小企業に、TeamPage は潜在的な力を発揮します。
例えば、工場では、標準業務手順書を作成したり改訂したりするだけでなく、営業販売部門や管理部門と共有することもできますし、必要に応じて外部の販売会社やパートナー企業に公開することもできます。
他の品質管理システムと同じように、TeamPage には不適合問題や是正措置の業務を行うためのツールを備えています。何か問題が発生したとき、何が間違っていたのかや、それがなぜ発生したのかを正確に記録しておくことは、問題の修正と同じくらい重要なことです。
TeamPage は、権限や認証を細かく適切に設定できるので、特定の情報を特定のユーザーやグループだけに公開したり、特定のユーザーやグループだけに編集を許可したりできます。企業や部門の枠を超えて、タスクを割り当てたり、更新したり、完了させたり、経緯を追跡したりすることが可能になります。
また、人事部では、マネージャーが社の規則やトレーニング教材を TeamPage で作成・公開、編集、更新したり、誰が読んだのかを確認したりしています。
このようなシステムが登場する前までは、一般的にワープロ ソフトやエクセルが、標準業務手順書やその他業務ドキュメントの作成、配布、編集、履歴管理に使われてきました。これら従来型の文書管理方法には色々と問題があります。Web ベースのプラットフォームに比べて双方向的ではありませんし、同時編集の履歴をたどることが難しいのです。
フランク氏は再び次のように語ります。
「弊社は、6 月に Web サイトの改築・デザイン変更を行い、「どんな用途に TeamPage が使えるのか」を訴求しています。この改築後、Web サイト訪問者がいくつもの使用目的に興味を示す傾向が見て取れます。
今後は、TeamPage の新しい使用用途についてのマーケティングを行い、アテネ グループのような使い方を紹介したり、すぐに使い始められるカスタマイズ済みパッケージを用意したりして行く予定です。」
トラクション ソフトウェア社は 8 名のフルタイム社員からなるベンチャー企業ですが、今後、市場の潜在性に気づいたソフトウェア大企業と渡り合って行かねばならないでしょう。この点について、フランク氏は次のように述べています。
「大企業が競合として市場に参入してきています。弊社のような企業は、ソーシャル コラボレーションを（品質管理のような）別の業務プロセスへ応用できることを明確して市場へ訴求する必要がありますね。」
原文: Providence Business News - Social tools being adapted for Web-based QC tool
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