英国 国民保健機関（NHS） - TeamPage 4.0 のソーシャル機能で Intranet 1.0 と Enterprise 2.0 を統合

英国の国民保健機関（National Health Service：以降、NHS）の Orkney 管区は 2005 年に内部的なコミュニケーションがうまく言っていないとする一通のレポートに焦点をあて、TeamPage を導入し成功を収めています。

オリジナルの NHS Orkney 導入事例では、その方針やプロセスを Wiki でコラボレーションすることをはじめ、オペレーションログ、そして "売ります/買います" といった内部的なブログまでが詳細に書かれています。

それ以降、使用が深まるだけでなく、同省 Camden 管区での採用にも至っています。

この ６月には、David Rendall が最新の TeamPage4.0 にアップグレードしました。
ここに彼のメモとスクリーンショットを共有できる事に感謝します。これにより、３年前には内部コミュニケーションの効率の悪さに直面していた組織が、今日では Enterprise2.0 のリーダになる様がわかるのですから。

このストーリーの一部は eWeek's の 2008年6月号の記事に掲載されました（ Traction Digs in for Enterprise Wiki Controlを参照）。

ソーシャル機能で Internet1.0 と Enterprise2.0 の橋渡しをする

NHS ではモーニングコーヒーを飲むのと同じように、電話番号や名前は会社の電話帳で調べます。これが当たり前になっていたのです。そこで、TeamPage に電話帳機能をもたせて、流れと興味が TeamPage に行くようにしました。

TeamPage の電話帳では番号だけでなく、他のコンタクト情報も表示されています。下図は David Rendall の画面です。

この電話帳が TeamPage のユーザー プロフィール ページにリンクしています。

プロフィール ページには、個人のコンタクト情報に加え、その人が最近投稿した記事やコメントが表示されています。このページで、メンバーは各自のアクセス権限で許されている範囲でその人がどのようにチームに貢献しているかを知ることができます。カレンダーを使ってブログの記事を行き来するのではなく、プロフィール ページでは TeamPage の複数のプロジェクトに投稿したすべての記事とコメント、すなわち TeamPage に対する各ユーザーの貢献のすべてをひとつの巻物のように読むことができるのです。

Rendall 氏は次のように述べています:

TeamPage 4.0 の新機能の中での私のお気に入りはプロフィール ページです。今では私達のスタッフ全員がブログ上に個人スペースを持って「その人」「そのスキル」を紹介しています。写真を載せることができるのも人気があるようです。このようなちょっとしたことが働きやすい職場作りに一役買っているのです。プロフィール ページには、最近の成果のすべてが表示されるので、自分が投稿した記事への愛着「私の記事感」が増します。ただ、プロフィール ページに表示するのは最近の記事である必要はないんですけどね。

Rendall 氏は、自分のプロフィール ページに写真と略歴を載せています。最新記事には、彼の書いた記事へのコメントも統合し、また、iFrame ウィジェットを使って彼の最新 twitter を表示しています。Web ベースの twitter と同じ Web ベースの TeamPage のプロフィール ページとの統合は、NHS のスタッフの要望に応えるこれらのテクノロジーをもたらしています。

プロフィール ページには、写真や他のサイトの情報を表示するウィジェットなど、好きなものを作り込むことができます。私の場合は、ひとつの列に最新記事を、もうひとつの列に twitter を表示しています。twitter は、見栄えはぱっとしないけど、電子的な行動予定表としてとても便利に使っています。

このケースでの twitter の使い方は、「彼が今なにをしている」かを知りたいという NHS のスタッフのニーズに十分応えるものです。Rendall 氏の言うように、あまりぱっとした使い方ではないかもしれませんが、「20 分後には連絡がつく」などとわかれば、緊急問題が発生して彼を探しているような場合には役立ちます。

オープンとクローズが対立、そのときはモデレーション

NHS Orkney では、さまざまなプロジェクトで TeamPage4.0 の モデレーション 機能を利用しています。より広く多くの情報を交換することが最終目標としても、ユーザーは中間編集では品質と正確さにそれほど几帳面でなくても構いません。

新しい Wiki スタイルのモデレーション機能はとても有用です。編集中の記事を一般の目に触れないよう隠しておく機能は素晴らしい改良です。グループを使って誰がパブリッシュできるかを決めています。パブリッシュ権限を持っているユーザーは公開前のドラフトを読むことができるし、権限のないユーザーやビジターはドラフトを読むことはできません。これにより、コラボレーションがやりやすく、記事の事前チェックによる精度向上をかはかることができます。（Rendall 氏談）

モデレーションを使うと 2 つのことができます。ひとつは 不慣れなユーザー も安心してブログの記事を共有できるようになることです。2 つ目は、Wiki の更新について清書された、あるいは承認された記事だけを公開することができるようになることです。好例は、人事規定 Wiki でしょう。現状に反するような中間的なものをみせられても困るわけですから。

Rendall 氏のグループは TeamPage4.0 の Linking ツールの改良にも喜んでいます。

コンテンツをナビゲートしてしかもビューを変えることができる、そして検索は TeamPage の優れた付加機能です。「百聞は一見に如かず」、実際に使ってみてほしいですね。

Rendall 氏が言うように、TeamPage は体験すればすべてが分かる製品です。製品についていろいろ聞くことも重要ですが、実際に使ってみてそのメリットを体験してください。成功すれば、ひとつの記事を投稿し、5つの記事を読むどころではなく、あなたの仕事が work から Wiki になります。

Rendall 氏は、2005 年に TeamPage を導入しました（詳しくは NHS Orkey の導入事例 を参照してください ）。わき目をふらずコツコツと改善してきたことが成功の秘訣でしょうか。