メールによる報連相をもっと美味しくする方法

2015/07/04 · · 投稿者 takashi

画像昨日投稿したブログ記事「メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有」が、翻訳・要約されて米国サイトに掲載されました。

Eat your spinach: Email is good for you, but it could taste a lot better

日本語のホウレンソウ(報連相)がそのまま「spinach」(英語の「ほうれん草」)と訳されていますが、「spinach」には「あまり美味しくはないが、健康に良いという理由から多くの人が食べる」という意味があります。日本語のブログ記事では「メールでは情報共有しにくいけれど、みんなが使っている必須の業務連絡ツールだから、今後も使い続けるしかないよね」という内容をことを書きましたが、「ホウレンソウ」の直訳「spinach」がちょうど良い意訳になりました。

今回の当ブログ記事は、その英訳ブログ記事を再び日本語に翻訳した、逆輸入の意訳バージョンです。

photo credit: Spinach by Jason Bachman, on Flickr photopin (license)

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トラクション・ソフトウェア・インク(Traction Software 日本支店)の奥津代表は、「メールはホウレンソウのようなものだ」と言います。多くの人が、好むと好まざるとにかかわらず健康に良いという理由でホウレンソウを食べのと同じように、メールによるホウレンソウ(報連相)は、好むと好まざるとにかかわらず業務を「健康的に」進めるために今でも多くの場面で使われています。

社内や社外との業務連絡にメールを使っているお客様の業務改善に、彼はこれまでTeamPageを使って何件も関わってきました。その経験から、「メールをやめて社内ソーシャル(社内SNS)に乗り換えよう」と考えるのには無理があり、「社内ソーシャルを使ってメールを拡張・補完しよう」と考えるべきだ、と主張しています。7月3日に投稿された彼のブログ記事に、どのようにTeamPageでメールを拡張できるのかの説明がありますので、それを見てみましょう。

メールでTeamPageに投稿するのは簡単です。TeamPageの投稿用メールアドレスに送信されたメールは、送信元(From)アドレスを元にユーザーが判別され、自動的に記事またはコメントとして投稿されます。社外の顧客や取引先担当者にメールを送るとき、TeamPageの投稿用アドレスへCCするだけで、メールの内容をTeamPage上で共有できます。簡単ですね。

メールをCCするだけで簡単に社内共有できます

TeamPageに投稿されたとき、自分の興味や必要に応じてメールで通知を受けられます。通知のきめ細かさは、ユーザーごとに設定できます。例えば…

  • 特定のスペースの新しい記事(新スレッド作成)やコメント
  • 自分が投稿した記事への新しいコメント
  • 特定のタグが付いた新しい記事やコメント(特定のカテゴリの通知)
  • 「@ メンション」を使って自分に宛てられた投稿

…などです。

通知メールにメールで返信すると、その返信メールは自動的に該当スレッドにコメントとして投稿されます。このとき、ユーザーがメールに書いた返信部分だけが投稿され、メール中の引用部分は削除されます。(※ 使用するメールソフトによっては設定が必要)

しかし、通知の数を増やすとメールの数が増えて煩わしくなりますよね。そこで、TeamPageのダイジェスト機能を使いましょう。ダイジェストは、ユーザーごとの興味や必要に応じてカスタマイズできる、自動日報まとめ配信機能です。ダイジェストの内容はユーザーの読み取り権限でフィルタリングされます(読み取り権限の無い投稿はダイジェストに含まれない)ので安心です。

ダイジェストの例

優先度の高い仕事については何か動きがある度にメール通知をリアルタイムで受け、他の仕事については一日一回のダイジェストで全体的な動きをフォローすることができます。ダイジェストは標準で一日一回(毎朝)配信されるように設定されていますが、ユーザーごとに頻度を下げたり(例えば週一回の「週報」にする)、逆に頻度を上げたり(例えば午前と午後の、一日二回にする)できます。

最後に、彼のブログ記事のまとめを引用しましょう。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

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