Public2373: スペースをまたいだタグでサイロを打破

Title: スペースをまたいだタグでサイロを打破

「社内システムにはたくさんの資料があるはずなのに、それがどこにどれくらいあるのか分からないし、検索しても見つからないし、共有するのは難しいし、とにかく、何もできないんだよ。」──こんな声をしばしば聞きます。

最も大きな不満は、情報がそれぞれの「場」に固定されていて、再利用が難しく、共有がほとんどできない、ということです。TeamPage は、組織の階層を超えた情報共有の障壁を取り除き、部門をまたいだコラボレーションを進め、情報のサイロ化を解消します。

情報があっても「見えない」「つかめない」「使えない」

企業内の多くの「コラボレーション」は部門内での情報共有、言い換えれば「内向き共有」です。壁の向こう側にどんなに有益な情報があっても、それに到達できないのですから、利用したくてもできません。

必要な情報はメールで共有？でも...

必要な情報だけを必要な人にメールで送って情報の共有化を図る場面を多く見かけます。しかし、次のようなデメリットがあります。

同じ情報が複数生まれ、どれが最新なのか分かりにくくなります。
誰がどういう理由でコピーしたりメールで送ったりしたのか、経緯をいちいち記録しなければならなくなります。
公開をやめようと思っても、メールで送付した先の情報まで消すことは困難です。
別の「場」へ公開する必要が生じたとき、再びコピーしなければならなくなります。
関連情報が必要になったとき、次々にコピーしなければなりません。
送り元の情報を更新したとき、送り先に更新したことを伝える必要があります。（が、実際にはほとんど伝えられません）

タグで特定の情報だけ公開できます

TeamPage では、タグを付けるだけで、特定の情報を特定のワークスペースへ公開できます。つまり...

情報はコピーされないので、公開元で一元管理できます。
複数の記事を一度に公開することも、後から追加公開することも簡単です。
タグを削除すれば公開をやめられます。
誰が、いつ、どのタグを付けたのかが記録に残り、その記録は権限のある人だけが参照できます。
更新された最新の情報を、公開先から参照できます。

また、タグを条件にして複数のワークスペースから一つのページに情報を集約できるので、あちこちのページを表示する負担がありません。もちろん、集約ページに表示される情報は、その人が読む権限のあるものだけです。

TeamPage のセキュリティ機能は、とても強固でありながら柔軟な設計になっています。権限で制限された「場」（ワークスペース）の特定コンテンツにタグを付けるだけで別の「場」へと公開できます。

実際の使用例

お客様の環境で実際に使われたクロスタギングの例をご紹介します。

(1) 隣の部からは見えない自分のところの情報を、今回だけは重要だから見せてあげる。

(2) 社外から定期的に情報を集め、必要なものだけにタグをつけて公開する。

(3) 上司に知らせるべきものだけタグ貼り、上司の集約ページにお知らせする。

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参照されている (3)

Product1003: 近況アップデートのタグ表示プラグイン Product23: ファイルの添付 Product11: アクセスコントロールリスト

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Categories: :Public:benefit, :Public:release, :Public:share
Date: 2011年2月15日; 19時55分46秒日本標準時

Author Name: Takashi Okutsu
Author ID: takashi

情報があっても「見えない」「つかめない」「使えない」

必要な情報はメールで共有？ でも...

タグで特定の情報だけ公開できます

実際の使用例

必要な情報はメールで共有？でも...