メール投稿

メールで コンテンツの投稿 ができます。社内外の各種ツールからの通知メールをTeamPageに投稿して一元管理でき、投稿された通知メールをチームで共有するだけでなく、タスク登録、予定登録、コメント登録など、次のアクションを起こすことができます。

メールに添付されている画像や文書ファイルは、基本的に自動的に記事に添付されて投稿されますが、権限設定で添付を不許可にすることも可能です。(後述)

メール投稿の例

活用例

記事や 近況アップデート だけでなく、コメント、タスク、プロジェクトなどもメールで投稿できるので、例えば、顧客からの問い合わせメールを特定の部署へのタスクとして登録するような使い方もできます。

ここでは活用の一例をご紹介します。

問い合わせメールの管理

お客様から企業の「info@〜」や「support@〜」等のメールアドレス宛へ送られてくるメールをTeamPageへ投稿し、担当部署や関連チームと共有できます。

投稿時に「to do」タグを付けたり、To Do タスクとして投稿できるので、「対応済みかどうか」のリストを簡単に作成でき、対応モレの防止や対応スピードの向上を実現します。

通販システムとの連携

通販サイトからの注文メールをTeamPageへ投稿すれば、販売状況を TeamPage 上で共有・管理できます。

注文メールのタイトルや本文のキーワードを元に自動タグ付けして傾向を調べたり、RSS で他ツールへ出力してデータを再利用することも可能。

タスクとして投稿することで納期管理にも対応します。

システム監視ツールとの連携

サーバーやネットワーク機器等の監視ツールからの通知メールを TeamPage に投稿することで、障害対応を TeamPage で一元管理できます。コメントを投稿して対応方法をディスカッションし、「誰が、どのような対応をしたのか」のノウハウとして蓄積できます。

また、必要な変更要求 (RFC) をタスクとしてて登録し、承認、実行、レビュー等の各作業フェーズを管理し、ITIL/ITSMS のインシデント管理ツールとして活用できます。

予約システムとの連携

ホテルや飲食店など、新規予約や予約変更などを通知するメールを TeamPage へ投稿することで、最新の予約状況をリアルタイムで共有できます。

お客様の詳細情報をコメントとして追記したり、顧客管理機能 (CRM) と連携させることも可能です。

開発ツールとの連携

Mercurial、GitHub、Jenkins、BitBucket などの各種開発ツール・開発サービスからの通知メールを TeamPage に投稿するとことで、開発の最新状況を TeamPage 上で一元管理できます。

メール投稿権限

メールを投稿できるかどうかの権限を、他の閲覧や編集権限とは別に設定できます。

例えば、匿名ユーザー(ビジター)に対してメールでの投稿権限だけを許可することで、社外の取引先や顧客に TeamPage を公開せず、メールによる投稿だけを許可できます。これにより、社外からのメール連絡内容も TeamPage に投稿・蓄積でき、新たな操作を覚えるなどの負担なく TeamPage を情報共有ツールとして活用できます。

社外とのメール連絡を蓄積

自動配送機能

送信元、送信先、件名(タイトル)、本文などに含まれるキーワードを元にして、特定のスペースへ配送できます。

自動タグ付け機能

送信元、送信先、件名(タイトル)、本文などに含まれるキーワードを元に自動でタグを付けられます。

返信コメント投稿

通知メール への返信として TeamPage へ送信されたメールは、自動的に元の記事のコメントとして投稿されます。

権限設定

各スペースの アクセス コントロール リスト で、ユーザーやグループごとに、メール投稿を許可するかどうかの権限設定ができます。

また、ファイルの添付を許可するかどうかも、同様に設定が可能です。

メール通知

メール投稿ではなく、メールによる配信(通知)もサポートしています。詳しくは、メール通知 をご覧ください。

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