チーム作業を効率化するポイントは「情報を散在させず、1箇所にまとめる」こと

2017/06/22 · · 投稿者 takashi

ちえてらすコンサルティングの中村剣さんのブログで、「チーム作業を効率化するポイントは『情報を散在させず、1箇所にまとめる』ことです。それには『teampage』は打って付けです。」とご紹介頂きました

中村さんは、現在は気鋭の中小企業診断士として長野県を中心に活躍されていますが、以前は同県の某大企業で TeamPage などを使った社内ポータルや社内 SNS の構築を行い、社内の情報共有や活性化の旗振り役を務めていらっしゃいました。いろいろな SNS ツールやグループウェアへの造詣が深く、ツール導入に際してのメリットやデメリットも熟知されている中村さんに「使える!と自信をもってお勧め」していただき大変光栄です。

定着には環境や演出が大切

中村さんは、ブログ記事の中で、本当に活用されるグループウェアなどのシステムは実は少ないと指摘しています。

これまでLoutusNotes、Microsoft SharePointServer(MOSS)、WebSphereなどのシステムを使ってきましたが、実際に社内で本当に活用されたものはそんなに多くはありません。

システムの機能だけで使われる、使われないが決まることはまずありません。そのシステムを使ってもらうようにどのように環境を作るか、演出するか、これらがあってはじめて使われるようになります。

これから紹介する「teampage」(チームページ)はこれまでいろんなグループウェアを使ってきた僕からみて、これは使い易いし、使える!と自信をもってお勧めできるものです。もちろん、以前の社内での利用実績もありますし、一般社団法人信州アルプス大学校でも採用しています。

さまざまな企業での TeamPage 導入や運用を見たり、あるいは他社製のグループウェアの相談を受けたりしてきた私の経験からも、この指摘は的を射ています。

社内 SNS やグループウェアは魔法のツールではありませんので、漠然と導入しても社内コミュニケーションを活性化したり業務を効率化してくれるものではありません。

「何の業務に使うのか」「その業務がどのように楽になるのか」「それによってどのようなメリットがあるのか」などを明確にして周知しないと、多くの人は「また何だかわからない新しい余計なことが始まった」感を抱き、面倒くさがり、定着しません。

また、「これからは業務連絡はこのツールに投稿して行う」「返事はメールではなくコメントでする」「上司は読んだら必ず一言はコメントする」のようなルール作りも必要です。「今までどおりメールでもOK」では絶対に定着しません。

情報を散在させず、一箇所で

業務連絡をメールではなく社内 SNS やグループウェアで行うようになったとしても、最新状況、話の流れ、文脈、経緯などがわかりにくいと、なかなか使用するメリットを感じられません。

情報がどこかに蓄積されているだけでなく、一箇所に必要な方法が集まっていて、ぱっと見るだけですぐにわかり、必要に応じて簡単に掘り出せる仕組みが必要です。

これについても、中村さんは次のように紹介しています。

チーム作業を効率化するポイントは「情報を散在させず、1箇所にまとめる」ことです。

それには「teampage」は打って付けです。

teampageの特徴はプロジェクト(=案件、チーム)ごとに専用のホームページを持ち、そこですべての情報を集約させることです。

スペースには、掲示板、カレンダー、プロジェクト管理などがあり、twitterみたいなつぶやきもできます。

ブラウザからの書き込みだけでなく、スペース自身に専用のメールアドレスを設定すればメールでも投稿できます。

TeamPage では、スペースやプロジェクト毎にダッシュボードという名前(中村さんは上記で「ホームページ」と説明しています)の、新聞紙面のような画面が用意されています。ダッシュボードに表示する内容(新聞紙面にどんな情報を掲載するか)は、利用目的に合わせて簡単にカスタマイズできます。

信州アルプス大学のダッシュボード例

一般的に、チャットツールだと古くなった情報はどんどん流れていってしまいますし、いわゆる掲示板だとたくさんのコメントの中に重要な情報が埋もれてしまいますよね? TeamPage のダッシュボードでは、特定のつぶやきやコメントをピックアップして掲載できます。例えば、商談チャットや顧客対応記録掲示板の中から新着クレームだけをピックアップしてダッシュボードに掲載し、チームメンバーで共有できます。

便利なダッシュボードですが、必ずしも使う必要はありません。例えば、スケジュール共有を目的としたスペースではカレンダー画面をメインに据えると良いでしょう。コミュニケーション重視のスペースならば、近況アップデート(Twitter のようなつぶやき機能)がお勧めです。

いろんなグループウェアはありますが、機能がシンプルでありながらカスタマイズの自由度が高く、使い勝手もいいteampageは有力な選択肢の1つになると思います。

「仕事で使いやすくするための、仕事を進めやすくするための、カスタマイズの自由度」を評価していただき、とても嬉しいです。ぜひ皆さんにも体験していただきたいと思います。お問い合せをお待ちしております。

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