業務で使いやすくなるように、タスクを拡張(カスタマイズ)しよう

2017/04/27 · · 投稿者 takashi

フォームの拡張性イメージTeamPage では、「標準的な記事」「タスク」「予定(スケジュール)」などの「投稿の種類」ごとに、それぞれの投稿/編集フォームが用意されています。

そして、フォーム毎に利用できる選択欄・入力欄(=デザイン)が異なります。例えば、タスクのフォームには「担当者」や「締切日」の選択欄があり、予定のフォームには「参加者」の選択欄や「場所」のテキスト入力欄があります。

これらのフォームは、目的に応じてカスタマイズし、種類を増やせます。今回のブログ記事では、この拡張性についてご紹介します。

電話対応にタスクを使う

例えば、「お客さんから電話がかかってきたときに担当者が不在だった。担当者に折り返しの電話をするように伝えたい。」というケースを考えてみましょう。

電話対応のイメージ

イメージ画像 by ぱくたそ

「折り返しの電話をする」という仕事を依頼するわけですから、これは「タスク」の一種です。タスクの投稿フォームを表示して、担当者を選択、伝言内容や折り返し電話番号などを記入して投稿しましょう。予めテンプレートを用意しておくと、記入の手間とかかる時間を大幅に省けます。タスクを投稿すると自動的に担当者に通知されるので、対応モレを防げます。

タスクを使って不在電話のメモを残す例

さらに、タスクに「電話」タグを付けておくと、電話のタスクだけを簡単に抽出してダッシュボードに掲載・共有できるようになるので便利です。

電話の To Do タスク一覧の例

電話対応用にタスクを拡張する

このように、タスクを使って電話対応業務を管理・共有・可視化できます。

しかし、タスクの一般的な「何かやるべきこと」のための機能です。電話の用件を選択するためのドロップダウンリストや、折り返し電話番号を入力するためのテキストボックスは用意されていません。

それならば、用件のドロップダウンリストや折り返し電話番号の入力欄を「パーツ」として追加し、「電話メモ用のタスク」の投稿/編集フォームを作ってしまおう!と考えて作成したものが「電話メモ」プラグインです。

下図は、その投稿/編集フォームの例です。ご覧の通り、「用件」のドロップダウンリストや「折り返し電話番号」のテキスト入力欄が追加されています。

電話メモの投稿/編集フォーム例

追加できる入力・選択パーツ

投稿/編集フォームに追加できる入力欄や選択欄には、主に次のものがあります。(他にもあります)

  • 標準的なテキストボックス
  • チェックボックス
  • ドロップダウンリスト
  • ユーザー選択(入力補完機能付き)
  • 日付
  • 時刻
  • 時間
  • タグ選択(入力補完機能付き)
  • タグ選択(ドロップダウンリスト型)
  • 他の記事との関連設定(入力補完機能付き)
  • 優先度ドロップダウンリスト(p1 〜 p4 のタグ選択)
  • リッチテキスト エディター(TinyMCE)
  • 添付ファイルの追加や削除
  • 記事の名前(Wiki リンク)の設定
  • などなど…

入力モレや選択モレを防ぐため、それぞれのパーツごとに、入力・選択を必須化するかどうかを設定できます。

また、細かな動作の拡張や制限ができるようになっています。私がよく行うのは、ドロップダウンリストに表示される選択肢を管理者やユーザーが設定・変更できるようにしたり、テキストボックスに数字だけを入力できるようにしたりすることです。

その他いろいろな業務用の投稿/編集フォーム

タスクの拡張(カスタマイズ)は、電話対応業務以外にも、製品の不具合修正、クレーム対応、不足しそうな在庫品の補充などなど、いろいろな業務にもどんどん応用できそうですよね。

ここでは、クレーム管理、備品管理、物品購入申請の 3 つのフォームを紹介します。いずれも標準的なタスクを拡張(カスタマイズ)したものです。

クレーム管理

クレーム管理用にカスタマイズされたタスクフォーム

備品管理

備品管理用にカスタマイズされたタスクフォーム

物品購入申請

物品購入申請用にカスタマイズされたタスクフォーム

これらの他にも、当サイトのプラグインの紹介ページサポートサイトのプラグインコーナーで、カスタマイズした投稿/編集フォームを含むプラグインを多数公開しています。ぜひご覧になってください。

まとめ

日々の業務にはたくさんの種類の「何かやるべきこと」があります。基本的なタスクで大部分を管理できますが、その業務専用にカスタマイズしたタスクを使ったほうが進めやすく、管理しやすくなるものもありますよね。

そのようなとき、投稿/編集フォームのカスタマイズを検討してみてください。基本的なカスタマイズ方法はサポートサイトで公開しています。もちろん、当社へのカスタマイズ依頼も随時承っています。質問などがありましたら、フォーラムやお客様用サポートスペースへお気軽にどうぞ。

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