「To Do タスク リスト」と「ワークリスト」の違いについて

2016/09/12 · · 投稿者 takashi

タスク イメージ図TeamPage バージョン 6.1.08 で新機能として追加された「ワークリスト」ですが、「タスク リスト」(To Do タスクの一覧)と何が違うのかちょっとわかりにくいですよね。

私も先日までワークリストの使い道がわからず、「既にあるタスク リストで十分じゃないか」と思っていましたが、ようやく理解できました。

そんなわけで、本日はタスク リストとワークリストとの違いや、ワークリストの便利な点についてご紹介します。

そもそもタスクって何?

タスクは、特定のスペースに「タスク記事」として投稿(登録)された、「次にやること」情報です。

  • 他の記事や段落に関連付けられます。
  • プロジェクトやマイルストーンと関連付けられます。
  • 担当者、優先度、締切日、見込み時間、所要時間などを設定できます。

タスクも「記事」の一種ですので、必ず投稿(登録)という作業が必要です。下図はタスクの登録フォームの例です。

タスクの編集フォーム

タスクを投稿すると、「アクティビティ」に「誰がタスクを登録しました」という記録が表示されます

※投稿されたタスクの閲覧権限が無い場合は表示されません。(タスクを見れないので)

投稿済みのタスクは、担当者ごと(個人・ユーザーごと)、投稿先スペースごと、関連プロジェクトや関連マイルストーンごと…などの括りで分類できます。

下図は、担当者ごと(個人・ユーザーごと)のタスク リストの例です。自分がやるべきことを確認するには自分のタスク リストを見れば良く、誰かのタスクを確認するにはそのユーザーのタスク リストを見れば良いわけです。

ユーザー中川のタスクリスト

タスク リストに足りないもの

タスク リストを見れば自分や他の人の「次にやること」がわかるわけですが、次のような物足りなさがありました。

タスク以外を表示できない

名前の通り、タスクリストに表示されるものはタスク記事だけです。タスク以外の記事、例えば、議事録、日報、コメント、予定(スケジュール)などをタスクリストには追加できません。

「部下から日報が届いたけど、今は時間がないので後で読もう」のように、何か気になることを「とりあえず自分の備忘録に入れておいて、後で取り組む」ことってよくありますよね? しかし、日報そのものはタスクではないので、直接タスクリストには表示できません。日報に「後で読む」という新しいタスクを登録しておく必要があります。この方法を使っても良いのですが、いちいち新しいタスクを登録するより、日報そのものを備忘録に登録できた方がスマートです。

細かな順序を決定・変更できない

また、タスクリストでは、タスクは基本的に締切日順に並び、関連プロジェクト毎にグループ化されます。「今日やるべき10個の仕事を、この順番でやります」のような細かな順序を決めたり、そして他のユーザーと意見交換して変更したりすることができません。

これらの不足を補うのが、ワークリストです。

ワークリストって何?

ワークリストは、何らかの対応をするつもりの記事を集めたものです。タスク記事だけに限らず、あらゆる種類の記事(コメント、近況アップデート、議事録、日報、商談メモ、電話メモ…等々)をワークリストに集められます。

ワークリストに表示される記事の順番は、タスクの締切日や優先度とは関係なく自由に変更できます。(そもそもコメントや日報などには締切日がありませんので)

自分のワークリストは他のユーザーにも公開でき(ただし、閲覧ユーザーの読み取り権限のある記事だけが表示されます)、他のユーザーと同じワークリスト画面を共有しながらどの仕事に注力すべきなのかを調整できます。

例えば、「今日はこの順番で仕事を片付けるよ」といった取り組み予定を、チームのメンバーを招き、コミュニケーションを図りながら決められます。下図は、ユーザー「管理人」のワークリストに他の二人のユーザーを招き、項目を並び替えながら仕事の順番の意識統一を図っている例です。

ユーザー「管理人」のワークリストの例

ワークリストでの変更は、他の閲覧ユーザーの画面にも瞬時に反映されます。これにより、スムーズな共同作業ができます。下図は、ユーザー「管理人」のワークリストの順序を他のユーザー「相澤英樹」が変更し、その変更がユーザー「管理人」のワークリスト画面に反映された例です。

ワークリストの変更は瞬時に反映せれる

私は、何か返信する必要がある投稿、近日中に完了させるべき事柄、将来的な開発に役立つ情報などをワークリストに登録し、必要に応じて順序(優先度)を調節しています。

ワークリストを使えば、自分宛ての通知の中からフォローアップすべきものを選び、どの優先度で対応するかを考え、順序を調整し、実際に仕事に取り組む…というワークフローを実現できます。

タスクリストを補うワークリスト、皆さんも是非使ってみてください。

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