フロー型とストック型の「いいとこ取り」をするには

2015/09/28 · · 投稿者 takashi

画像ツイッターやLINEが人々の間に浸透し、今では多くの社内コミュニケーションツールでフロー型(タイムライン型、時系列型)のデザインが採用されています。社内チャットツールが良い例ですね。誰かの発言(投稿)にすぐ気づけるので、リアルタイムでの会話に向いています。反面、重要な投稿であっても時間が経つと流れていってしまうため、蓄積された情報の活用には不向きです。また、複数の別々の話が同時に進行すると誰がどの発言に対してコメントしているのかが分かりにくくなりますし、自分には関係の無い会話まで目に入ってくるので煩わしく感じることもあるでしょう。

一方、情報を蓄積していくストック型のツールにはブログやWikiがあります。チャットのようにその場限りで読んで終わるのではなく、繰り返し読んだり引用したりと後から活用しやすいのが特徴です。

フロー型とストック型は、しばしば二者択一のものとして描かれます。たしかに、多くのビジネス向けコミュニケーションツールでは、どちらかのデザインしか選べません。しかし、TeamPageは、フロー型としてもストック型としても使えるように設計されています。

Photo: Better work flow: get organized by Jodimichelle, License: CC BY-SA 2.0

スペースと画面の関係

TeamPageへの投稿は、スペースごとに時系列で保存されます。下図の最左列がスペースの一覧で、各スペースには番号順に記事が保存されています。

スペースといろいろな画面例

左から二番目の列には、スペースごとに用意される「画面」の一例が縦に並んでいます。ダッシュボードは「セクション」と呼ばれる「欄」をいくつも設置でき、セクションごとに記事の集め方を色々と設定できます。「全赤タグ」セクションをご覧ください。「営業」スペースのダッシュボードに「品質管理」や「開発」スペースの投稿が並んでいます。このように、ダッシュボードには、スペースの垣根を越えて情報を集められます。

左から三番目の列は、各ユーザー用の画面(プロフィール ページ)例が縦に並んでいます。ユーザーの閲覧できるすべてのスペースから情報を集め、それをダッシュボード、最新記事一覧、タスク一覧、プロジェクト一覧、カレンダー…などに表示できます。

一番右側の列は、すべてのユーザーが共用する「すべてのスペース」画面の例が縦に並んでいます。これらの画面は、すべてのユーザーが共用しますが、表示される内容は各ユーザーの読み取り権限によって異なります。

それでは、これらの画面をどのように切り替えるかについて、以下、いくつかの例でご紹介します。

アクティビティでタイムライン表示する

画面上部のタブで、フロー型、カテゴリー型、トピックス型、カレンダー型、ファイルサーバー型…などを切り替えてみましょう。

「アクティビティ」タブの「フィード」サブタブは、標準的なフロー表示をする画面です。時系列で全体をザッと眺めるだけでなく、特定の記事を選択すればその場で詳しい内容を読むことができます。また、「フィルタ」を設定して「余計なもの」を表示しないようにもできます。

アクティビティ - フィード

近況アップデートでチャット表示する

チャット的なコミュニケーションを行いたいならば、「近況」タブを選択して近況アップデートを表示しましょう。ドラッグ&ドロップによる添付ファイルや画像の埋め込みにも対応しています。

近況アップデート

ダッシュボードでフローとストックを組み合わせる

皆さんは、過去へと流れた情報をどうやって探していますか。多くの方が検索を使っているのではないでしょうか。そんな「検索すれば何とかなるでしょ」派なあなたにもお薦めしたいのが、「ダッシュボード」という、フロー型の最新情報もストック型の過去情報も一覧表示できる便利機能です。

ダッシュボードには、フロー型の最新投稿一覧も、タグ分類も、検索結果も、TeamPageの中からありとあらゆるものを拾い出して新聞紙面のように整理して配置できます。設定された条件で情報が自動的に探し出され、ダッシュボード上にリアルタイムで表示されます。そして、ダッシュボード上でコメント、タグ付け、タスク登録、予定登録など、次のアクションを起こすことができます。

タグ付けでダッシュボードに表示する

ここで、タグ付けされた投稿をダッシュボードに表示する例をご紹介します。

下図では、「市場調査」スペースに、ライバル会社の新製品情報を、「Vibram」(靴のメーカー名)と「アイディア」というタグを付けて近況アップデートで投稿しています。この投稿は「市場調査」スペースに投稿されるので、基本的には「市場調査」チームに宛てた情報です。

「市場調査」スペースにタグを付けて近況を投稿する

「市場調査」スペースに投稿され、「Vibram」と「アイディア」というタグが付いたことがわかります。

投稿された近況

一方、「製品デザイン」チームは、広くアイディアを募集するため、すべてのスペースから「アイディア」タグが付いた投稿を集めてダッシュボードに表示しています。

下図は、その「製品デザイン」スペースのダッシュボードです。先ほどの近況は「市場調査」スペースに投稿されたにものですが、「製品デザイン」チームは自分たちのチームのダッシュボード上でいち早くアイディア情報に気づくことができます。

「製品デザイン」のダッシュボードに表示された「市場調査」の近況アップデート

検索キーワードでダッシュボードに表示する

おっと、「タグ付けを忘れたらダッシュボードに表示されないから気づけないでしょ」とツッコミが聞こえてきました。仰るとおりです。タグ付けをルール化しても、なかなか徹底できませんよね。

そんな場合には検索を使ってみましょう。下図は「クレーム」というキーワードで検索し、見つかった投稿をダッシュボードの「クレーム(すべてのスペース)」セクションに表示している例です。

すべてのスペースの「クレーム」情報を収集できる

このセクションも、前述の「アイディア」タグの例と同様に、どのスペースへの投稿であっても「クレーム」というキーワードさえあれば表示するように設定されています(ただし、投稿先スペースの閲覧権限が必要)。タグや投稿の種類など追加条件を設定できますので、例えば、「クレーム」というキーワードが含まれた日報の中から部下の投稿だけを表示することも可能です。

画面を並べてフローとストックを組み合わせる

最後に、「近況アップデート」をサブ画面にポップアップ表示する例を紹介します。「近況アップデート」タブを開き、右上のアイコンをクリックすると、近況アップデートの画面がサブ画面としてポップアップ表示されます。サブ画面をメイン画面の横に並べておけば、メイン画面で他の仕事(例えばタスク管理)をしていても、サブ画面で常にチームメンバーの状況に気を配ることができます。

ただ、画面が狭いと使いにくいのが難点ですね…。私も1920x1200ピクセルの24インチ液晶モニターに買い換えてからこの方法を使うようになりました。

近況アップデートをポップアップ表示させる

まとめ

いかがでしょうか。TeamPageなら、「最新情報を素早くチェックできてシンプルな使い勝手のフロー型にしようか、それとも過去の資産を再活用しやすいストック型を選ぶべきか?」と悩む心配はありません。仕事の目的に合わせてタブを切り替えたり、チームに合わせて表示するタブを選ぶだけです。

例えば、チャット型の画面でシンプルにコミュニケーションしたい場合は、下図のように表示するタブを「近況」だけにしてしまうのも一案です。

「近況」タブだけを表示

TeamPageでは、フロー型の近況アップデートを含めて、あらゆる投稿や変更が時系列に蓄積され、次の活用の機会を待っています。何しろ、TeamPageは、「出来事を後から変更できない方法で時間順に記録しておく」「記録を最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できる」(ダグラス=エンゲルバート氏)という思想を元に設計されているのですから、ストック型の情報活用は得意中の得意です。

あなたもTeamPageでフロー型とストック型の「いいとこ取り」を始めてみませんか。

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リンクや編集の仕組みからハイパーテキストとジャーナルの設計を解く

2015/08/06 · · 投稿者 takashi

ジャーナルとリンクのイメージ図TeamPageは、ダグラス=エンゲルバート氏 (Doug Engelbart) が発明した世界初のハイパーテキスト・システムである NLS (oN-Line System) が発祥の、「ジャーナル」と呼ばれる時系列データベースを採用しています。

今回のブログ記事では、当社CTOのChristopher NuzumがドイツのHyperkult 2015会議で行った講演の資料から、ハイパーテキストとジャーナルの関係や設計思想などについて紹介します。

リンクの仕組み

ハイパーテキストとは、文書(Web上のページ)と文書とをリンク(ハイパーリンク)で結びつけて相互に関連付け、結びつける仕組みのことです。TeamPageはハイパーテキストのシステムですので、まずリンクの仕組みから見てみましょう。

Webサイトのリンクをクリックしたとき、下図のような「ページがみつかりません」や「Not Found」エラーが表示されることがありますよね。これは、リンク先が見つからない場合に表示されるエラーで、リンク先のページが管理人によって移動されたり削除されたりした場合に起こります。いわゆる「リンク切れ」です。

404 Not Found Error

TeamPageのデータベースである「ジャーナル」は、ダグラス=エンゲルバート氏による、「出来事を後から変更できない方法で時間順に記録しておく」「記録を最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できる」という思想を元に、情報の追加のみができるように設計されています。過去の情報が改変せれないため、過去のどの時点へもリンクでき、リンク切れが発生せず、安定的な運用ができます。

下図では、記事2から過去の記事1へのリンクのイメージです。記事の番号(下図の1と2)は投稿順に増えていくので、記事2は記事1より新しく投稿されたことを表します。

リンクのイメージ図

多くのシステムでは、リンクは「記事2は、記事1を参照している」のような一方通行の仕組みです。対してTeamPageでは、「記事1は、記事2から参照されている」という逆方向のリンク関係も同時に定義されます。

実際にリンクを作ってみましょう。記事2に記事1へのリンクを作成しました。(「記事1」と書いた部分が記事のIDとして認識され、閲覧権限がある場合は自動的にリンクになります。)

リンクを作成

リンク先の記事1を表示すると、記事2からリンクされている(参照されている)ことがわかります。

リンクされている、の例

このような相互リンクの仕組みは、すべての記事の内容を調べてすべての記事のリンク関係を網羅すれば構築できますが、記事件数が多い場合にとても時間がかかります。記事1を表示するとき、どこからリンクされているかを、記事2、記事3、記事4…と延々に調べる必要が生じ、動作が遅くなってしまうのです。

そこで、予めリンク関係を索引(インデックス)として保存しておき、その索引の中から目的のリンク情報を素早く引き出すためのデータ構造を構築しました。このインデックスは、ジャーナルとは別のものです。先にも紹介したとおり、ジャーナルに記録された情報は「最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できる」ものなので、インデックスに追加情報が必要になった場合、例えば「参照している」以外の関係(後述)を追加する場合でも、ジャーナルの構造や設計を変更することなく、ジャーナルから取り出した情報を元にインデックスを再構築できます。今日、私たちが「イベント・ソーシング」と呼んでいる仕組みです。(イベント・ソーシングについては、Shuhei Fujita氏のスライド「イベント・ソーシングを知る」をご覧ください。)

リレーションシップ

TeamPageのジャーナルでは、リンクを意味する「参照している/されている」の他に、いろいろな意味で記事と記事とを結び付けられます。この結び付きを「リレーションシップ」と呼んでおり、次のようなものがあります。

  • コメントしている/されている
  • タスクを追加している/されている
  • 予定を登録している/されている
  • 編集している/されている
  • タグを付け替えている/られている

例えば、「Exec41」というIDの「2014/05/04 製品デザイン計画の打ち合わせ」という記事録の第4段落に「デザイナー募集広告を出す」というタスクを登録するとします。議事録とタスクとは、「タスクを登録している/されている」リレーションシップで結ばれます。

議事録から見ると「タスクが登録されている」という受動態のリレーションシップになります。

段落へのタスク登録例

一方、タスクから見ると、「タスクを追加している」という能動態のリレーションシップになります。

段落へのタスク登録例

この他のリレーションシップも必要に応じて定義・追加できます。例えば、TeamPageで顧客目録を作る場合、企業情報を担当者情報とを「所属している/されている」というリレーションシップを作って結び付けると良いでしょう。

編集とリンクの関係

ジャーナルでは情報の追加のみがサポートされているため、投稿済みの記事の内容(ジャーナルに記録済みの情報)は最初の状態のまま保存しておかれ、編集で改変されません。編集内容は新しい記事として投稿され、編集前の記事と「編集している」リレーションシップで結びつけられます。

アニメのセル画(古い…)やPhotoshopのレイヤーに例えると分かりやすいでしょうか。最初の投稿データはそのまま残しておき、編集内容を透明なシートに書いて上に重ねていきます。シートを上から見ると、それまでの編集の歴史が一枚に重なって見えます。通常、記事は重なりを上から見た状態で表示されますが、必要に応じて透明編集シートを剥がしていくことで、過去の状態を確認したり過去のバージョンに戻したりできます。

セル画やレイヤーのイメージ図

前述のとおり、TeamPageのジャーナルでは過去のどの時点へもリンクできます。面白いことに、編集によって「未来の」時点へのリンクを作ることができます。

下図の例で説明しましょう。記事1と、記事1へのリンクを含む記事2があるとします。記事2から見ると記事1は過去になるので、リンクできます。記事1を編集し、記事4へのリンクを挿入して投稿すると、変更内容は記事5として投稿されます。記事1の上に、記事4へのリンクを含む記事5が重なり、記事1'として表示されます。記事4へリンクしているのは記事5であり、記事5から見ると記事4は過去に当たります。けれども、ユーザーが記事1を表示すると、実際には記事1'が表示され、記事1からあたかも未来の記事4へのリンクが作成されているように見えます。

リンクと編集のイメージ図

TeamPageでは、記事録や日報の中の段落にコメントしたりタスクや予定を登録したりできます。また、あらゆる編集内容が記録され、必要に応じて過去の状態に戻せるようになっています。今回は、これらの特徴的な機能の裏側の仕組みや設計思想についてご紹介いたしました。ご興味のある方は、下記関連資料のリンク先をご覧ください。

関連資料

ITの歴史とTeamPageの設計思想の講演資料

ダグラス・エンゲルバート氏とトラクション・ソフトウェア社の歴史

クリス=ナズム Hyperkult 2015 会議ビデオ「思い出をたどり上げる旅」

ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ

ITの歴史とTeamPageの設計思想の講演資料

2015/07/27 · · 投稿者 takashi

50 Years After As We May Think当社CTOのChristopher Nuzumがドイツの Hyperkult 2015 会議 にて講演を行い、その中でTeamPageとジャーナル(TeamPageのデータベース)の設計思想について語りました。

このブログでも過去に紹介したことがありますが、TeamPageは、ダグラス=エンゲルバート氏のNLSテッド=ネルソン氏のXanaduから大きな影響を受けた、ハイパーテキストのシステムです。

Christopherは、1980年代から脈々と続く歴史を振り返りつつ、現在のTeamPageの土台としてハイパーリンクがどのように生かされているかを紹介しました。

時々、世の中のコラボレーション ソフトウェアには、歴史的な視点が欠けているように思えることがあります。例えば、「まったく斬新なアイディアを形にしました」のような宣伝文句がよくあるでしょう。きっとそれは、コンピューター サイエンス学部でプログラミングやデータ構造の勉強ばかりしてきた新卒者がソフトウェアを作っていて、彼らはコンピューターの歴史を軽視しているか、あるいは「コンピューター黎明期、人々はパンチカードに穴を開けることでプログラムを組んでいた」という史実以外のことを知らないのでしょうね。

1996年、「As We May Think」の50周年をマサチューセッツ工科大で祝った後、そしてダグラス=エンゲルバート氏と長い時間話をして勇気づけられた後に、私は共同創立者としてTraction Software社(当時はTwisted Systemsという社名でしたが)を設立し、Memexにインスピレーションを受けたナレッジ用システムを設計しました。この講演では、当社製品のTraction TeamPageを支えるハイパーテキスト ジャーナル エンジンが、ヴァネヴァー・ブッシュ氏、ダグラス=エンゲルバート氏、そしてテッド=ネルソン氏からどのように知恵やアイディアを得て作られているかについてお話します。また、私達が採用しなかったアイディアやその理由についても少し触れます。そして、最後に、当時も今も実現していないいくつかのアイディアをお話します。

ご興味のある方は Tripping Up Memory Lane Script.pdf (14.2MB) をご覧ください。英語で書かれていますが、講演で使われた画像がたくさん含まれているので、分かりやすいかと思います。

2016/05/16 追記 - 講演ビデオが公開されました。クリス=ナズム Hyperkult 2015 会議ビデオ「思い出をたどり上げる旅」をご覧ください。

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ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ

メールによる報連相をもっと美味しくする方法

2015/07/04 · · 投稿者 takashi

画像昨日投稿したブログ記事「メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有」が、翻訳・要約されて米国サイトに掲載されました。

Eat your spinach: Email is good for you, but it could taste a lot better

日本語のホウレンソウ(報連相)がそのまま「spinach」(英語の「ほうれん草」)と訳されていますが、「spinach」には「あまり美味しくはないが、健康に良いという理由から多くの人が食べる」という意味があります。日本語のブログ記事では「メールでは情報共有しにくいけれど、みんなが使っている必須の業務連絡ツールだから、今後も使い続けるしかないよね」という内容をことを書きましたが、「ホウレンソウ」の直訳「spinach」がちょうど良い意訳になりました。

今回の当ブログ記事は、その英訳ブログ記事を再び日本語に翻訳した、逆輸入の意訳バージョンです。

photo credit: Spinach by Jason Bachman, on Flickr photopin (license)

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トラクション・ソフトウェア・インク(Traction Software 日本支店)の奥津代表は、「メールはホウレンソウのようなものだ」と言います。多くの人が、好むと好まざるとにかかわらず健康に良いという理由でホウレンソウを食べのと同じように、メールによるホウレンソウ(報連相)は、好むと好まざるとにかかわらず業務を「健康的に」進めるために今でも多くの場面で使われています。

社内や社外との業務連絡にメールを使っているお客様の業務改善に、彼はこれまでTeamPageを使って何件も関わってきました。その経験から、「メールをやめて社内ソーシャル(社内SNS)に乗り換えよう」と考えるのには無理があり、「社内ソーシャルを使ってメールを拡張・補完しよう」と考えるべきだ、と主張しています。7月3日に投稿された彼のブログ記事に、どのようにTeamPageでメールを拡張できるのかの説明がありますので、それを見てみましょう。

メールでTeamPageに投稿するのは簡単です。TeamPageの投稿用メールアドレスに送信されたメールは、送信元(From)アドレスを元にユーザーが判別され、自動的に記事またはコメントとして投稿されます。社外の顧客や取引先担当者にメールを送るとき、TeamPageの投稿用アドレスへCCするだけで、メールの内容をTeamPage上で共有できます。簡単ですね。

メールをCCするだけで簡単に社内共有できます

TeamPageに投稿されたとき、自分の興味や必要に応じてメールで通知を受けられます。通知のきめ細かさは、ユーザーごとに設定できます。例えば…

  • 特定のスペースの新しい記事(新スレッド作成)やコメント
  • 自分が投稿した記事への新しいコメント
  • 特定のタグが付いた新しい記事やコメント(特定のカテゴリの通知)
  • 「@ メンション」を使って自分に宛てられた投稿

…などです。

通知メールにメールで返信すると、その返信メールは自動的に該当スレッドにコメントとして投稿されます。このとき、ユーザーがメールに書いた返信部分だけが投稿され、メール中の引用部分は削除されます。(※ 使用するメールソフトによっては設定が必要)

しかし、通知の数を増やすとメールの数が増えて煩わしくなりますよね。そこで、TeamPageのダイジェスト機能を使いましょう。ダイジェストは、ユーザーごとの興味や必要に応じてカスタマイズできる、自動日報まとめ配信機能です。ダイジェストの内容はユーザーの読み取り権限でフィルタリングされます(読み取り権限の無い投稿はダイジェストに含まれない)ので安心です。

ダイジェストの例

優先度の高い仕事については何か動きがある度にメール通知をリアルタイムで受け、他の仕事については一日一回のダイジェストで全体的な動きをフォローすることができます。ダイジェストは標準で一日一回(毎朝)配信されるように設定されていますが、ユーザーごとに頻度を下げたり(例えば週一回の「週報」にする)、逆に頻度を上げたり(例えば午前と午後の、一日二回にする)できます。

最後に、彼のブログ記事のまとめを引用しましょう。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

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メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有

2015/07/03 · · 投稿者 takashi

画像皆さんは仕事でメールを使っていますか?多くの方が「はい」と答えると思います。いわゆる社内ソーシャルが注目を浴びて久しいですが、まだ多くの企業で多くの業務連絡がメールで行われています。

「メールでは情報共有に限界があります。社内SNSを導入してメールの不満を解消しましょう。」

…そんな宣伝文句を見聞きすることも多いですが、「社内SNSは定着しにくい」「やっぱりメールはやめられない」という話もしばしば耳にします。

そこで今日は、メールによる業務スタイルをそのまま残しつつ、それをバックアップする形でTeamPageを導入し、社内の情報共有をする方法をご紹介します。

Icons from iconsmind.com/

メールをやめられない理由

どうしてメールをやめられないのでしょうか? その最大の理由は、1) 社内外コミュニケーションに必須のメールを今更やめられないからであり、2) 新しいツールに代えたくても導入コストが大きいからです。

いったんメールによる情報共有が文化として根付くと、抜け出すのはきわめて困難である。メールは組織内のみならず、組織外の情報伝達ツールとして必須となっているからだ。また、年配の方に新たなツールの操作を覚えてもらうのは敷居が高い。せっかくメールを使えるようになったのに、さらにグループウェアやSNSを覚えるのか、という話になるのがオチだ。

引用元 ascii.jp/elem/000...
情報共有ツールとしてのメールをなくすのはもうあきらめよう
風通しを良くしすぎない日本型の情報共有ツールはどこに?
大谷イビサ/TECH.ASCII.jp 2012

皆さんも、多くの業務において、自分宛てのメールを確認することが最も優先されることとなっているのではないでしょうか。皆さんがメールを送る相手もきっと同じはず。つまり、メールを優先する文化をお互いに共有しているわけですね。メールをやめるなんて、本当にできるのでしょうか。

メールをやめず、メールを補う

「メールをやめて、社内ソーシャルに乗り換えましょう」のように、メールと社内ソーシャル ツールは、二者択一の、対立するツールのように描かれがちです。しかし、TeamPageは対立するツールではありません。TeamPageは、メールで投稿できることを(も)特徴としており、ちょっとした「プラス」で簡単に情報共有を実現できます。そのプラスとは…

メールを送る時に、CCにTeamPageのメールアドレスを追加するだけ

…です。これなら簡単ですし、負担もありませんよね。

TeamPageにCCで送信する

社外の人も巻き込める

社外とのメール業務連絡も、TeamPageに投稿して、共有、管理できます。

社外の人も新たなことを覚える必要はありません。TeamPageの投稿アドレスがCCに含まれたメールに「全員に返信」すれば、自動的にTeamPageにCCで送信されて自動的に蓄積されていきます。

画像

メールのやりとりは自動的にTeamPage上でスレッド化されますので、いつでも過去にさかのぼって経緯を確認できます。タグや検索で見つることも容易です。

メールの投稿権限は閲覧や編集とは別のものです。蓄積データを社内(の一部)だけで共有することも、社外に公開することもできます。

自動でまとめて、関係者に配信してくれる

TeamPageに投稿されたとき、すぐにメールで通知を受けることもできます。自分が担当している案件に取引先からメール投稿があったときなど、リアルタイムで通知を受けたい場合に便利です。

しかし、投稿されるすべての情報をリアルタイムで受け取っていたら、通知の数が多くなって大変です。

そこで、ダイジェスト機能を使います。ダイジェストは、前回配信時からの新着や更新を自動的に整理して日報としてメール配信してくれる機能です。自分が担当しているわけではない案件は、一日一回、全体をザッと眺めて「何となく動向をつかむ」程度で良いことが多いと思います。そんな用途にぴったりです。

ちなみに、ダイジェストの配信頻度は、ユーザーごとに変更・追加できます。一日何回でも週一回でもOKです。必ずしも「日報として」配信されるわけではないのですが、ここでは分かりやすいように「日報」と表現しました。

ダイジェストのサンプル

まとめ

社内ソーシャルという言葉には、メールとはまったく別のツールであるかのような響きがあります。情報共有やメールの削減ないしは廃止を目的に社内ソーシャル導入を検討している方もいらっしゃるかもしれません。

たしかに社内ソーシャル ツールとメールとはかなり異なるツールではありますが、TeamPageならばメールの延長としてもっと手軽に使えますよ、というご紹介をいたしました。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

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社内外コラボレーションの壁と透明性

2015/06/18 · · 投稿者 takashi

フェンスソーシャルメディアが広く使われるようになり、こうしたツールを社外の顧客や取引先とのコラボレーションに活用しようという話はよく耳にします。しかし、いざ導入しようとすると、共有範囲を区分する壁の設計が問題になります。壁で隔てれば隔てるほど、社内での情報共有が進まず、情報がサイロ化してしまいます。しかし、壁を取り払ってしまうと、秘密やプライバシーの確保が難しくなります。

あなたが管理者ならば、しっかりとした壁をたくさん作って管理したいと思うかもしれません。同時にユーザーにとって使いやすくするにはどうすればいいでしょう。その答えは「壁の透明性」にあります。

Photo: Fort's fence wall by daveynin

社外用と社内用に必要な部屋

例えば、会計事務所が顧客とのやりとりにコラボレーション ツールを使用する場合、次のようなことが必要になります。

  • ある顧客と会計事務所の担当者だけが入れる「部屋」を用意する。
  • この「部屋」には他の顧客は入れない。(ある顧客の情報は他の顧客から見られない)
  • 担当者以外の事務所スタッフも「部屋」に入れる。(会計事務所内の情報共有のため)
  • 担当者は、自分た担当する他の顧客の「部屋」にも入れる。(1人の担当者が複数の顧客を担当するため)

下図ようなイメージです。

顧客対応の「部屋」の構成図

顧客にはその顧客用の部屋しか開放されていません。一方、会計事務所にはすべての顧客部屋が開放されていて、すべての部屋の中を高いところから見下ろして全体的な動向を見渡せます。

このような部屋をさらに用意することで、顧客だけでなく他の社外取引先とのコラボレーションにも広げられます。例えば、広告代理店、監査法人、技術パートナー企業、法律事務所…などの部屋を作り、特定の業務を部屋ごとに進めつつ、会計事務所スタッフが全社的の動向をつかめるようにできます。

また、例えば役員やマネージャーといった特定のグループ用のプライベートな部屋や、人事部の健康相談室といった特定の目的の部屋も作れます。

TeamPageでの部屋と権限

TeamPageでは、このような仕組みを次のように実現します。

  • すべての投稿データは検索エンジンのインデックスに登録されますが、検索エンジンは、検索を実行するユーザーの読み取り権限があるものだけを表示します。
  • タグ一覧や同じタグが付いた記事の一覧ページには、ユーザーの読み取り権限のあるものだけが表示されます。
  • ダッシュボードには部屋(スペース)の壁を超えてさまざまな条件で情報を集約できますが、すべて読み取り権限のあるものだけが表示されます。
  • 他の記事へのリンクは、リンク先の読み取り権限がある場合だけリンクとして動作します。読み取り権限がない場合は単なるテキストとして表示され、リンク先を参照できません。

社内スタッフにとって、顧客の部屋や社内部屋を隔てるものは透明な壁です。「どの顧客に関する情報なのか」や「社内のどの案件に関係する話なのか」を部屋番号から判断できますが、どの部屋にあるものでも(読み取り権限があれば)自由に取り出してコラボレーションに活かせます。

一方、TeamPageにログインした顧客が見える(読める)のは、共有部屋と自分用の部屋の情報だけです。他の顧客の部屋や会計事務所内の部屋は見えません。

壁を越えてのディスカッション

TeamPageでは、更にこの「透明な壁」を通してのコメントやディスカッションができるように設計されています。

例えば、顧客A社が製品レビューを顧客A社の部屋に投稿するとしましょう。この部屋で読み取り権限のある社内スタッフは、製品レビュー記事のあらゆる段落に対してコメントを付けられます。コメントを同じ部屋に投稿すれば、顧客A社も読める「お客様宛てのお返事」になりますが、このとき、別の社内専用の部屋に「お客様からは見えない、社内宛のメモ」として投稿することができます。

顧客Aがレビューした製品の開発を担当している社内スタッフがいるとします。彼は、レビュー記事の5段落目を読み、「これと同じような改善案は別の顧客B社からも先日寄せられたばかりだな」と思い出します。そして、この4段落目に顧客B社からの改善案へのリンクを記入し、社内の「開発部」部屋に投稿します。こうして、「開発部」部屋に場所を移してのディスカッションが始まります。このディスカッションを閲覧できるのは、「開発部」部屋の閲覧権限のある社内スタッフだけです。

投稿先スペースを変更

「開発部」でのディスカッションが終わったら、ディスカッションの内容をまとめ、「顧客A社」や「顧客B社」の部屋に投稿します。社内からは、レビュー記事から社内ディスカッションが始まり、その末に顧客へお知らせするまでの全体の流れが見えます。顧客は自分の投稿したレビューと社内ディスカッションの結論は読めますが、その間のディスカッションは読めません。

ディスカッションの先頭は顧客A社のレビュー記事5段落から派生しており、なおかつ顧客B社の改善案へのリンクを含むので、ディスカッションから元の話(顧客A社のレビューや顧客B社の改善案)へ遡ってアクセスできます。

別のスタッフが同じような話を顧客C社から受けたとき、TeamPageを検索すれば過去の社内ディスカッションが見つかります。ディスカッションを先頭には顧客A社レビューの第4段落への参照と顧客B社の改善案へのリンクがあるので、ディスカッションの背景や理由を簡単に確認できます。

社内「開発部」でのディスカッション

このように、TeamPageの複数のスペース構成は、社内外の立場(権限)の異なるグループでも同時に使える情報共有の場を提供します。立場(権限)によって部屋の壁の透明性が自動的に確保されます。同僚との打ち合わせは自分の席で、来客との打ち合わせは会議室で、社内検討事項があったらちょっと席を外して、くだけた話はランチタイムに食堂で…のように、話をする場所(部屋)を意識するだけで良いのです。

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ダグラス・エンゲルバート氏とトラクション・ソフトウェア社の歴史

2015/05/19 · · 投稿者 takashi

AugumentTeamPageは、「ジャーナル」と呼ばれるデータベースを採用しています。このデータベースの源は、1960 年代にダグラス=エンゲルバート氏 (Doug Engelbart) が発明した、世界初のハイパーテキスト・システムである NLS (oN-Line System) にあります。TeamPageの時系列データベース構造、記事+段落IDによるアドレス指定、その他の多くの設計思想は、ダグラス氏の業績からヒントを得たものです。

※ジャーナルとは ... 英語で「日記、日誌、議事録など」または「日記、日誌、議事録などを書く」という意味の言葉です。また、コンピューター機器の通信記録や更新履歴などの情報を指します。

ダグラス氏とトラクション・ソフトウェア社の関係

1960年代の後半、ダグラス氏は、マウス、ハイパーテキストと映像を利用したインタラクティブなスクリーン、動的な要約抽出、その他の発明と共に、チームワークの向上と問題解決を目的とした「ジャーナル」を開発しました。

初のハイパーテキスト・ジャーナル・システムは、インターネットの前身である ARPANetネットワーク・インフォメーション・センターの一部として展開され、SRI ARPANet ノード 3 (いわゆるインターネットの第3接続ポイント) として始まりました。

トラクション・ソフトウェア社の社長であるグレッグ=ロイド (Greg Lloyd) は、ブラウン大学でコンピューター科学を学んでいた 1969年頃、アンディ=ヴァン =ダム氏 (Andy van Dam) とテッド=ネルソン氏 (Ted Nelson) による最初のハイパーテキスト・システムを通じて、ダグラス氏の業績のことをよく知るようになりました。1980年代後半にダグラス氏とアンディ氏がコンテキスト・コーポレーション社の技術顧問委員会のメンバーになり、グレッグは、そこで彼らと一緒に仕事をしていました。このコンテキスト社の製品「コンテキスト」は、航空機のメンテナンス用マニュアルなど向けの、更新履歴や初期のマークアップ言語 (SGML) サポートした、商業用ハイパーテキスト編集公開システムでした。

ダグラス氏とアンディ氏は、オレゴン州ポートランドにあるコンテキスト社を会合のためによく訪れ、グレッグはそこで一緒に食事したりハイパーテキストの歴史や進化について話したりしました。グレッグにとってダグラス氏はヒーローのような存在で、「彼の静かな微笑みと共に、鋭い判断力や深い理解力、先見性、分別のある振る舞いをよく覚えている」そうです。

ダグラス氏の「ジャーナル」とは?

さて、「ジャーナル」とは、どんなものなのでしょうか? 以下、ダグラス氏による説明を紹介します。

我々のジャーナル・システムは、1966年くらいの頃に思いついた仕組みです。個人でもグループでも使えて、コンピューター操作の下支えとなる仕組みで、ナレッジ業務のタイムライン的な管理を手助けするモノが欲しかったのです。そして、次の2つの理由から、早い段階で「ジャーナル」という言葉を思いつきました。(1975年)

  1. 記録を残しておくべき仕事(英語で「ジャーナル」という単語は「記録を残す」ことを意味します)において、出来事を後から変更できない方法で時間順に記録しておくことがとても重要に思われました。例えば、何かの企画に関わったり、計画の立案をしたり、大きなプロジェクトの問題解決を行ったり、状況を確認したりしたときの記録です。これらの記録を最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できると良いと考えました。
  2. また、単に記録を残すだけでなく、関連する会話や問答も記録できるものがあると良いと考えました。

下図は、ダグラス氏の「高いパフォーマンス組織の実現に向けて〜グループウェアの戦略的な役割」からの引用です。(原文: 'Toward High-Performance Organizations: A Strategic Role for Groupware' Douglas C. Engelbart, Bootstrap Institute, June 1992 (AUGMENT,132811) - Doug Engelbart Foundation dougengelbart.org...

この図では、ナレッジの発達が次の 1 から 3 に分類されています。

  1. 会話や問答の記録: メモ、状況の報告、議事録、何かを決定するまでの経緯、デザインの根拠、変更要求、注釈、教訓
  2. 外部的なインテリジェンス: 記事、本、報告書、書類、会議の議事録、カタログやパンフレット、市場調査、業界の動向、競合の情報、仕入先の情報、顧客の情報、新しい技術や方法
  3. 知識的な生産物: 提案書、計画、予算、契約書、マイルストーン、デザイン仕様書、製品説明書、テスト計画やテスト結果、未解決問題

CODIAK Process

業務情報の蓄積と共有のためのTeamPageジャーナル

TeamPage は、この「ジャーナル」の思想を設計に取り入れていることからわかるように、日々の業務内容を記録・蓄積し、ナレッジとして共有できる仕事環境を提供します。

「日々の業務内容を記録・蓄積」と言っても、難しく考える必要はありません。多くの企業では、メールを使って日々の業務連絡を行っているのではないでしょうか。

TeamPage は、メールでの投稿をサポートしていますので、メールでのやりとりの際に投稿用メールアドレスにCCするだけで簡単に情報の蓄積や共有を実現できます。その際、キーワードによる自動タグ付け(自動カテゴライズ)もも可能です。

投稿された内容は、閲覧権限でフィルタリングされ、毎日ダイジェスト(まとめメール)として配信されます。TeamPageが自動的に日報を作成してくれるわけです。

社員が自分のノウハウを社内SNSで発信したり社員が日報を書いたりすることにはエネルギーが必要です。まずは、TeamPageで、社外パートナー企業、取引先、顧客とのメール会話をそのまま記録として残すことから初めてみてはいかがでしょうか。日々の仕事が自然と蓄積され、共有・配信され、ノウハウとなり、次のアクションにつなげられます。

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品質管理の仕事を楽にして、ISO監査でOKをもらう方法

2015/01/29 · · 投稿者 takashi

ISO監査員を喜ばせて、なおかつ仕事を楽にする方法TeamPageは、品質管理業務によく使われています。顧客からのクレームや現場からの不具合など、品質に関係する報告を登録するだけでなく、「その後、誰がどんな対応をしたのか」の経緯や「他のどんな問題と関係があるのか」といった関係性も残して共有できるので、品質管理業務にはもってこいなのです。

品質管理にはISO 9001という規格がありますが、今回はこのISO監査についてのTeamPage使用事例を紹介します。

業務プロセスやマニュアルの管理と共有

この企業は、元々はスウェーデンの軍事業界向けの小型精密機械の加工や精算を行っていました。近年では、大型車両向けの精密機器に重点的に取り組んでいます。品質管理のISO/​TS 16949認証と環境管理のISO 14001認証を取得済みで、高品質な製品生産力と顧客との親密なビジネス関係を誇ります。

同社のTeamPageは、「高度生産品質計画」(APQP: Advanced Product Quality Planning)と「生産部品承認」(PPAC: Product Part Approval」プロセスに使われています。それまでMicrosoft Wordで行ってきた業務プロセス管理や販売店マニュアル管理の約90%をTeamPageに移行しました。その結果、同社で働く全員がTeamPageにアクセスして、製品の構想から販売に至るまでの進捗確認や、問題の最新状況の共有、過去事例の検索、権限に応じた編集などができるようになりました。

ISO監査員が驚いた〜監査を楽々クリア

ここで紹介するのは、同社のISO監査にまつわるエピソードです。

「先週、監査員がやって来たのですが、業務プロセスの90%をTeamPageに移行済みで、業務プロセスからの発生した情報もみんなTeamPageに記録しているものですから、監査員たちは本当に大喜びでしたよ。私は「追加」ボタンをクリックし、テンプレートを使用した登録フォームを開き、新しい情報を追加するデモを見せたのですが、彼らは顎が外れるほど驚いていました。いやぁ、面白かったですね。彼らが何かに感心するなんてことは滅多にありませんから。

私たちがTeamPageで作った業務マニュアルは、40種類の機械作業員によって使われています。また、新しい業務マニュアルを作成したり、既存のマニュアルを改訂したりしています。

同じ日、まだ監査員が来社する前のことですが、ある顧客からクレームが届いたのです。このクレームは、私たちの製品やサービスに重大なものでした。私はすぐに「品質警告」をTeamPageに投稿しました(テンプレート機能を使用)。私が投稿した「品質警告」には作業員が調べるべき事がいくつか書かれていて、それによって私たちは顧客が満足する部品をまた供給できるようになったのです。

監査員たちが来社すると、彼らはこのクレーム対応に注目しました。私はTeamPageに記録されている一連の経緯を見せました。私の「品質警告」から始まって作業マニュアルの改訂に至るまでの流れです。監査員が「これは良いですね。でも、あなたは作業員と話をしたのですか?」と尋ねてきたので、「いいえ、その必要はありません。直接会って話もできたかもしれませんが、でも私は今日のこの監査の準備で忙しく、時間がなかったので。」と答えました。監査員は作業エリアに直接歩いて行って作業員に質問を始めました。監査員が驚くのを見て私はニンマリしましたよ。すべての作業員が何をすべきかを正確に理解していたのですから。素晴らしいです。今回も、いつもと同様に、品質警告と改善情報が現場に正しく伝わっていました。

私の専門的な仕事をとても楽にしてくれたトラクション・ソフトウェアに感謝します。」

お客様の役に立てて感謝されるのは清々しく気持ちが良いものですね。こちらこそ感謝いたします。

顧客や取引先など、社外コミュニケーションにも

ちなみに、上記で引用した謝礼は、米国のTeamPageサポートサイトにある同社専用のスペースに、同社の品質管理マネージャーが寄せたものです。TeamPageは、社内スペース(弊社メンバーのみ)、同社用スペース(同社と弊社メンバーで共用)、フォーラム スペース(すべてのユーザーに公開)など、閲覧・共有範囲の異なるスペースができるように設計されています。この仕組みにより、社内だけでなく社外とも安全に情報交換や情報共有ができます。

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Hello! Greetings from Takashi Okutsu

2014/12/19 · · 投稿者 takashi

画像皆様、こんにちは。私は、奥津岳と申します。横浜にある Traction Software の日本支店(トラクション・ソフトウェア・インク)の代表を務めています。

TeamPage には 2007 年から長く関わっています。前職では、株式会社アプライドナレッジにて技術サポート スタッフとして、TeamPage を通じて多くのお客様の業務改善のお手伝いをさせていただき、たくさんの経験を積むことができました。今年からはトラクション・ソフトウェア・インク代表として、お客様へのサポート、製品の紹介、経験に基づいたコンサルティングなどご提供しております。

私たちの製品 TeamPage は、とても柔軟性があり、様々な業務に適用できる製品/サービスであると自負しています。多くの方々に気に入っていただけることを願います。

トラクション・ソフトウェア・インクや製品/サービスにご興味がございましたら、お気軽に私のメールアドレス takashi@tractionsoftware.com までお問い合わせください。皆様からのご連絡をお待ちしております。

Hi everyone. I am delighted to introduce myself to you as a member of the Traction Software Team. As some of you know, my name is Takashi Okutsu, and I am the director of Traction Software's Japan Business Office, located in Yokohama.

I have worked for Applied Knowledge in Japan as technical support staff, and have a long association with TeamPage since 2007. During this job, I helped many customers to improve their business with TeamPage and got lots of experience.

I am very happy to keep supporting these customers, introducing our products to new clients, and consulting with all TeamPage customers based on my experience. I believe our product TeamPage is a flexible and adaptable tool and service for many customers and business areas, and hope you like it.

If you should need additional information regarding me or Japan Business Office, or if you need any help regarding TeamPage, please do not hesitate to contact me. You can email to takashi@tractionsoftware.com. I am looking forward to talk with you.

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