メールによる報連相をもっと美味しくする方法

2015/07/04 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像昨日投稿したブログ記事「メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有」が、翻訳・要約されて米国サイトに掲載されました。

Eat your spinach: Email is good for you, but it could taste a lot better

日本語のホウレンソウ(報連相)がそのまま「spinach」(英語の「ほうれん草」)と訳されていますが、「spinach」には「あまり美味しくはないが、健康に良いという理由から多くの人が食べる」という意味があります。日本語のブログ記事では「メールでは情報共有しにくいけれど、みんなが使っている必須の業務連絡ツールだから、今後も使い続けるしかないよね」という内容をことを書きましたが、「ホウレンソウ」の直訳「spinach」がちょうど良い意訳になりました。

今回の当ブログ記事は、その英訳ブログ記事を再び日本語に翻訳した、逆輸入の意訳バージョンです。

photo credit: Spinach by Jason Bachman, on Flickr photopin (license)

----

トラクション・ソフトウェア・インク(Traction Software 日本支店)の奥津代表は、「メールはホウレンソウのようなものだ」と言います。多くの人が、好むと好まざるとにかかわらず健康に良いという理由でホウレンソウを食べのと同じように、メールによるホウレンソウ(報連相)は、好むと好まざるとにかかわらず業務を「健康的に」進めるために今でも多くの場面で使われています。

社内や社外との業務連絡にメールを使っているお客様の業務改善に、彼はこれまでTeamPageを使って何件も関わってきました。その経験から、「メールをやめて社内ソーシャル(社内SNS)に乗り換えよう」と考えるのには無理があり、「社内ソーシャルを使ってメールを拡張・補完しよう」と考えるべきだ、と主張しています。7月3日に投稿された彼のブログ記事に、どのようにTeamPageでメールを拡張できるのかの説明がありますので、それを見てみましょう。

メールでTeamPageに投稿するのは簡単です。TeamPageの投稿用メールアドレスに送信されたメールは、送信元(From)アドレスを元にユーザーが判別され、自動的に記事またはコメントとして投稿されます。社外の顧客や取引先担当者にメールを送るとき、TeamPageの投稿用アドレスへCCするだけで、メールの内容をTeamPage上で共有できます。簡単ですね。

メールをCCするだけで簡単に社内共有できます

TeamPageに投稿されたとき、自分の興味や必要に応じてメールで通知を受けられます。通知のきめ細かさは、ユーザーごとに設定できます。例えば…

  • 特定のスペースの新しい記事(新スレッド作成)やコメント
  • 自分が投稿した記事への新しいコメント
  • 特定のタグが付いた新しい記事やコメント(特定のカテゴリの通知)
  • 「@ メンション」を使って自分に宛てられた投稿

…などです。

通知メールにメールで返信すると、その返信メールは自動的に該当スレッドにコメントとして投稿されます。このとき、ユーザーがメールに書いた返信部分だけが投稿され、メール中の引用部分は削除されます。(※ 使用するメールソフトによっては設定が必要)

しかし、通知の数を増やすとメールの数が増えて煩わしくなりますよね。そこで、TeamPageのダイジェスト機能を使いましょう。ダイジェストは、ユーザーごとの興味や必要に応じてカスタマイズできる、自動日報まとめ配信機能です。ダイジェストの内容はユーザーの読み取り権限でフィルタリングされます(読み取り権限の無い投稿はダイジェストに含まれない)ので安心です。

ダイジェストの例

優先度の高い仕事については何か動きがある度にメール通知をリアルタイムで受け、他の仕事については一日一回のダイジェストで全体的な動きをフォローすることができます。ダイジェストは標準で一日一回(毎朝)配信されるように設定されていますが、ユーザーごとに頻度を下げたり(例えば週一回の「週報」にする)、逆に頻度を上げたり(例えば午前と午後の、一日二回にする)できます。

最後に、彼のブログ記事のまとめを引用しましょう。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

関連記事

メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有 - 社内ソーシャルを使ってメールによる業務連絡を拡張・補完しましょう。

インターチップ株式会社 - メールを共有することが情報共有の第一歩 - 社外取引先とのメールをTeamPageに蓄積することで、「あのとき、誰が、どんな対応をしたのか」の記録を共有している導入事例です。

今までの仕事のやり方でOK!メール内容が自然と蓄積! - 従来のメール環境はそのままで、簡単にチームメンバーのメールを協働スペースに蓄積・共有できます。

TeamPage 6.1 | バーンアップチャート、開閉式テーブル、SDK拡張機能など - プロジェクトやマイルストーンの全体を眺めて把握できます。

新機能紹介: ページ内プッシュ型通知 - TeamPage内での動向についての、ユーザーごとの重要性や必要性に合わせたシンプルなお知らせ機能を紹介します。

メンション(特定のユーザー宛の連絡) - 「@ メンション」で相手を指定し、記事への注目やスレッドのフォローアップを促せます。

ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ ... TeamPageの「ソーシャルグラフ」のモデルを使って、業務の効率化や他システムとの連携について紹介します。

メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有

2015/07/03 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像皆さんは仕事でメールを使っていますか?多くの方が「はい」と答えると思います。いわゆる社内ソーシャルが注目を浴びて久しいですが、まだ多くの企業で多くの業務連絡がメールで行われています。

「メールでは情報共有に限界があります。社内SNSを導入してメールの不満を解消しましょう。」

…そんな宣伝文句を見聞きすることも多いですが、「社内SNSは定着しにくい」「やっぱりメールはやめられない」という話もしばしば耳にします。

そこで今日は、メールによる業務スタイルをそのまま残しつつ、それをバックアップする形でTeamPageを導入し、社内の情報共有をする方法をご紹介します。

Icons from iconsmind.com/

メールをやめられない理由

どうしてメールをやめられないのでしょうか? その最大の理由は、1) 社内外コミュニケーションに必須のメールを今更やめられないからであり、2) 新しいツールに代えたくても導入コストが大きいからです。

いったんメールによる情報共有が文化として根付くと、抜け出すのはきわめて困難である。メールは組織内のみならず、組織外の情報伝達ツールとして必須となっているからだ。また、年配の方に新たなツールの操作を覚えてもらうのは敷居が高い。せっかくメールを使えるようになったのに、さらにグループウェアやSNSを覚えるのか、という話になるのがオチだ。

引用元 ascii.jp/elem/000...
情報共有ツールとしてのメールをなくすのはもうあきらめよう
風通しを良くしすぎない日本型の情報共有ツールはどこに?
大谷イビサ/TECH.ASCII.jp 2012

皆さんも、多くの業務において、自分宛てのメールを確認することが最も優先されることとなっているのではないでしょうか。皆さんがメールを送る相手もきっと同じはず。つまり、メールを優先する文化をお互いに共有しているわけですね。メールをやめるなんて、本当にできるのでしょうか。

メールをやめず、メールを補う

「メールをやめて、社内ソーシャルに乗り換えましょう」のように、メールと社内ソーシャル ツールは、二者択一の、対立するツールのように描かれがちです。しかし、TeamPageは対立するツールではありません。TeamPageは、メールで投稿できることを(も)特徴としており、ちょっとした「プラス」で簡単に情報共有を実現できます。そのプラスとは…

メールを送る時に、CCにTeamPageのメールアドレスを追加するだけ

…です。これなら簡単ですし、負担もありませんよね。

TeamPageにCCで送信する

社外の人も巻き込める

社外とのメール業務連絡も、TeamPageに投稿して、共有、管理できます。

社外の人も新たなことを覚える必要はありません。TeamPageの投稿アドレスがCCに含まれたメールに「全員に返信」すれば、自動的にTeamPageにCCで送信されて自動的に蓄積されていきます。

画像

メールのやりとりは自動的にTeamPage上でスレッド化されますので、いつでも過去にさかのぼって経緯を確認できます。タグや検索で見つることも容易です。

メールの投稿権限は閲覧や編集とは別のものです。蓄積データを社内(の一部)だけで共有することも、社外に公開することもできます。

自動でまとめて、関係者に配信してくれる

TeamPageに投稿されたとき、すぐにメールで通知を受けることもできます。自分が担当している案件に取引先からメール投稿があったときなど、リアルタイムで通知を受けたい場合に便利です。

しかし、投稿されるすべての情報をリアルタイムで受け取っていたら、通知の数が多くなって大変です。

そこで、ダイジェスト機能を使います。ダイジェストは、前回配信時からの新着や更新を自動的に整理して日報としてメール配信してくれる機能です。自分が担当しているわけではない案件は、一日一回、全体をザッと眺めて「何となく動向をつかむ」程度で良いことが多いと思います。そんな用途にぴったりです。

ちなみに、ダイジェストの配信頻度は、ユーザーごとに変更・追加できます。一日何回でも週一回でもOKです。必ずしも「日報として」配信されるわけではないのですが、ここでは分かりやすいように「日報」と表現しました。

ダイジェストのサンプル

まとめ

社内ソーシャルという言葉には、メールとはまったく別のツールであるかのような響きがあります。情報共有やメールの削減ないしは廃止を目的に社内ソーシャル導入を検討している方もいらっしゃるかもしれません。

たしかに社内ソーシャル ツールとメールとはかなり異なるツールではありますが、TeamPageならばメールの延長としてもっと手軽に使えますよ、というご紹介をいたしました。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

関連記事

チーム作業を効率化するポイントは「情報を散在させず、1箇所にまとめる」こと ... 社内の情報共有を進めるには、必要な情報がすばやく一箇所で得られることが大切です。メールで投稿された情報を整理整頓してダッシュボードに掲載すれば、メール蓄積情報がより使いやすくなります。

メールによる報連相をもっと美味しくする方法 ... 米国で英語で紹介されたこの記事を、日本語に訳して紹介します。

インターチップ株式会社 - メールを共有することが情報共有の第一歩 ... 社外取引先とのメールをTeamPageに蓄積することで、「あのとき、誰が、どんな対応をしたのか」の記録を共有している導入事例です。

今までの仕事のやり方でOK!メール内容が自然と蓄積! ... 従来のメール環境はそのままで、簡単にチームメンバーのメールを協働スペースに蓄積・共有できます。

TeamPage 6.1 | バーンアップチャート、開閉式テーブル、SDK拡張機能など ... プロジェクトやマイルストーンの全体を眺めて把握できます。

新機能紹介: ページ内プッシュ型通知 ... TeamPage内での動向についての、ユーザーごとの重要性や必要性に合わせたシンプルなお知らせ機能を紹介します。

メンション(特定のユーザー宛の連絡) ... 「@ メンション」で相手を指定し、記事への注目やスレッドのフォローアップを促せます。

日報共有ソリューション ... 日報による社内外情報共有のソリューション紹介です。

ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ ... TeamPageの「ソーシャルグラフ」のモデルを使って、業務の効率化や他システムとの連携について紹介します。

社内外コラボレーションの壁と透明性

2015/06/18 · · 投稿者 Takashi Okutsu

フェンスソーシャルメディアが広く使われるようになり、こうしたツールを社外の顧客や取引先とのコラボレーションに活用しようという話はよく耳にします。しかし、いざ導入しようとすると、共有範囲を区分する壁の設計が問題になります。壁で隔てれば隔てるほど、社内での情報共有が進まず、情報がサイロ化してしまいます。しかし、壁を取り払ってしまうと、秘密やプライバシーの確保が難しくなります。

あなたが管理者ならば、しっかりとした壁をたくさん作って管理したいと思うかもしれません。同時にユーザーにとって使いやすくするにはどうすればいいでしょう。その答えは「壁の透明性」にあります。

Photo: Fort's fence wall by daveynin

社外用と社内用に必要な部屋

例えば、会計事務所が顧客とのやりとりにコラボレーション ツールを使用する場合、次のようなことが必要になります。

  • ある顧客と会計事務所の担当者だけが入れる「部屋」を用意する。
  • この「部屋」には他の顧客は入れない。(ある顧客の情報は他の顧客から見られない)
  • 担当者以外の事務所スタッフも「部屋」に入れる。(会計事務所内の情報共有のため)
  • 担当者は、自分た担当する他の顧客の「部屋」にも入れる。(1人の担当者が複数の顧客を担当するため)

下図ようなイメージです。

顧客対応の「部屋」の構成図

顧客にはその顧客用の部屋しか開放されていません。一方、会計事務所にはすべての顧客部屋が開放されていて、すべての部屋の中を高いところから見下ろして全体的な動向を見渡せます。

このような部屋をさらに用意することで、顧客だけでなく他の社外取引先とのコラボレーションにも広げられます。例えば、広告代理店、監査法人、技術パートナー企業、法律事務所…などの部屋を作り、特定の業務を部屋ごとに進めつつ、会計事務所スタッフが全社的の動向をつかめるようにできます。

また、例えば役員やマネージャーといった特定のグループ用のプライベートな部屋や、人事部の健康相談室といった特定の目的の部屋も作れます。

TeamPageでの部屋と権限

TeamPageでは、このような仕組みを次のように実現します。

  • すべての投稿データは検索エンジンのインデックスに登録されますが、検索エンジンは、検索を実行するユーザーの読み取り権限があるものだけを表示します。
  • タグ一覧や同じタグが付いた記事の一覧ページには、ユーザーの読み取り権限のあるものだけが表示されます。
  • ダッシュボードには部屋(スペース)の壁を超えてさまざまな条件で情報を集約できますが、すべて読み取り権限のあるものだけが表示されます。
  • 他の記事へのリンクは、リンク先の読み取り権限がある場合だけリンクとして動作します。読み取り権限がない場合は単なるテキストとして表示され、リンク先を参照できません。

社内スタッフにとって、顧客の部屋や社内部屋を隔てるものは透明な壁です。「どの顧客に関する情報なのか」や「社内のどの案件に関係する話なのか」を部屋番号から判断できますが、どの部屋にあるものでも(読み取り権限があれば)自由に取り出してコラボレーションに活かせます。

一方、TeamPageにログインした顧客が見える(読める)のは、共有部屋と自分用の部屋の情報だけです。他の顧客の部屋や会計事務所内の部屋は見えません。

壁を越えてのディスカッション

TeamPageでは、更にこの「透明な壁」を通してのコメントやディスカッションができるように設計されています。

例えば、顧客A社が製品レビューを顧客A社の部屋に投稿するとしましょう。この部屋で読み取り権限のある社内スタッフは、製品レビュー記事のあらゆる段落に対してコメントを付けられます。コメントを同じ部屋に投稿すれば、顧客A社も読める「お客様宛てのお返事」になりますが、このとき、別の社内専用の部屋に「お客様からは見えない、社内宛のメモ」として投稿することができます。

顧客Aがレビューした製品の開発を担当している社内スタッフがいるとします。彼は、レビュー記事の5段落目を読み、「これと同じような改善案は別の顧客B社からも先日寄せられたばかりだな」と思い出します。そして、この4段落目に顧客B社からの改善案へのリンクを記入し、社内の「開発部」部屋に投稿します。こうして、「開発部」部屋に場所を移してのディスカッションが始まります。このディスカッションを閲覧できるのは、「開発部」部屋の閲覧権限のある社内スタッフだけです。

投稿先スペースを変更

「開発部」でのディスカッションが終わったら、ディスカッションの内容をまとめ、「顧客A社」や「顧客B社」の部屋に投稿します。社内からは、レビュー記事から社内ディスカッションが始まり、その末に顧客へお知らせするまでの全体の流れが見えます。顧客は自分の投稿したレビューと社内ディスカッションの結論は読めますが、その間のディスカッションは読めません。

ディスカッションの先頭は顧客A社のレビュー記事5段落から派生しており、なおかつ顧客B社の改善案へのリンクを含むので、ディスカッションから元の話(顧客A社のレビューや顧客B社の改善案)へ遡ってアクセスできます。

別のスタッフが同じような話を顧客C社から受けたとき、TeamPageを検索すれば過去の社内ディスカッションが見つかります。ディスカッションを先頭には顧客A社レビューの第4段落への参照と顧客B社の改善案へのリンクがあるので、ディスカッションの背景や理由を簡単に確認できます。

社内「開発部」でのディスカッション

このように、TeamPageの複数のスペース構成は、社内外の立場(権限)の異なるグループでも同時に使える情報共有の場を提供します。立場(権限)によって部屋の壁の透明性が自動的に確保されます。同僚との打ち合わせは自分の席で、来客との打ち合わせは会議室で、社内検討事項があったらちょっと席を外して、くだけた話はランチタイムに食堂で…のように、話をする場所(部屋)を意識するだけで良いのです。

関連記事

ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ ... TeamPageの「ソーシャルグラフ」のモデルを使って、業務の効率化や他システムとの連携について紹介します。

ディスカッションの混線を防止するコミュニケーション整理術 ... 仕事で使うコミュニケーション・コラボレーションツールには、ユーザーや業務の最新状況をすぐに把握できることが求められます。そのためには、情報が分かりやすく整理されていることが大切です。

仕事に役立つソーシャル機能

TeamPage 4.0 | ハイパーテキストを活かしたビジネス向けプラットフォーム

ダグラス・エンゲルバート氏とトラクション・ソフトウェア社の歴史

2015/05/19 · · 投稿者 Takashi Okutsu

AugumentTeamPageは、「ジャーナル」と呼ばれるデータベースを採用しています。このデータベースの源は、1960 年代にダグラス=エンゲルバート氏 (Doug Engelbart) が発明した、世界初のハイパーテキスト・システムである NLS (oN-Line System) にあります。TeamPageの時系列データベース構造、記事+段落IDによるアドレス指定、その他の多くの設計思想は、ダグラス氏の業績からヒントを得たものです。

※ジャーナルとは ... 英語で「日記、日誌、議事録など」または「日記、日誌、議事録などを書く」という意味の言葉です。また、コンピューター機器の通信記録や更新履歴などの情報を指します。

ダグラス氏とトラクション・ソフトウェア社の関係

1960年代の後半、ダグラス氏は、マウス、ハイパーテキストと映像を利用したインタラクティブなスクリーン、動的な要約抽出、その他の発明と共に、チームワークの向上と問題解決を目的とした「ジャーナル」を開発しました。

初のハイパーテキスト・ジャーナル・システムは、インターネットの前身である ARPANetネットワーク・インフォメーション・センターの一部として展開され、SRI ARPANet ノード 3 (いわゆるインターネットの第3接続ポイント) として始まりました。

トラクション・ソフトウェア社の社長であるグレッグ=ロイド (Greg Lloyd) は、ブラウン大学でコンピューター科学を学んでいた 1969年頃、アンディ=ヴァン =ダム氏 (Andy van Dam) とテッド=ネルソン氏 (Ted Nelson) による最初のハイパーテキスト・システムを通じて、ダグラス氏の業績のことをよく知るようになりました。1980年代後半にダグラス氏とアンディ氏がコンテキスト・コーポレーション社の技術顧問委員会のメンバーになり、グレッグは、そこで彼らと一緒に仕事をしていました。このコンテキスト社の製品「コンテキスト」は、航空機のメンテナンス用マニュアルなど向けの、更新履歴や初期のマークアップ言語 (SGML) サポートした、商業用ハイパーテキスト編集公開システムでした。

ダグラス氏とアンディ氏は、オレゴン州ポートランドにあるコンテキスト社を会合のためによく訪れ、グレッグはそこで一緒に食事したりハイパーテキストの歴史や進化について話したりしました。グレッグにとってダグラス氏はヒーローのような存在で、「彼の静かな微笑みと共に、鋭い判断力や深い理解力、先見性、分別のある振る舞いをよく覚えている」そうです。

ダグラス氏の「ジャーナル」とは?

さて、「ジャーナル」とは、どんなものなのでしょうか? 以下、ダグラス氏による説明を紹介します。

我々のジャーナル・システムは、1966年くらいの頃に思いついた仕組みです。個人でもグループでも使えて、コンピューター操作の下支えとなる仕組みで、ナレッジ業務のタイムライン的な管理を手助けするモノが欲しかったのです。そして、次の2つの理由から、早い段階で「ジャーナル」という言葉を思いつきました。(1975年)

  1. 記録を残しておくべき仕事(英語で「ジャーナル」という単語は「記録を残す」ことを意味します)において、出来事を後から変更できない方法で時間順に記録しておくことがとても重要に思われました。例えば、何かの企画に関わったり、計画の立案をしたり、大きなプロジェクトの問題解決を行ったり、状況を確認したりしたときの記録です。これらの記録を最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できると良いと考えました。
  2. また、単に記録を残すだけでなく、関連する会話や問答も記録できるものがあると良いと考えました。

下図は、ダグラス氏の「高いパフォーマンス組織の実現に向けて〜グループウェアの戦略的な役割」からの引用です。(原文: 'Toward High-Performance Organizations: A Strategic Role for Groupware' Douglas C. Engelbart, Bootstrap Institute, June 1992 (AUGMENT,132811) - Doug Engelbart Foundation dougengelbart.org...

この図では、ナレッジの発達が次の 1 から 3 に分類されています。

  1. 会話や問答の記録: メモ、状況の報告、議事録、何かを決定するまでの経緯、デザインの根拠、変更要求、注釈、教訓
  2. 外部的なインテリジェンス: 記事、本、報告書、書類、会議の議事録、カタログやパンフレット、市場調査、業界の動向、競合の情報、仕入先の情報、顧客の情報、新しい技術や方法
  3. 知識的な生産物: 提案書、計画、予算、契約書、マイルストーン、デザイン仕様書、製品説明書、テスト計画やテスト結果、未解決問題

CODIAK Process

業務情報の蓄積と共有のためのTeamPageジャーナル

TeamPage は、この「ジャーナル」の思想を設計に取り入れていることからわかるように、日々の業務内容を記録・蓄積し、ナレッジとして共有できる仕事環境を提供します。

「日々の業務内容を記録・蓄積」と言っても、難しく考える必要はありません。多くの企業では、メールを使って日々の業務連絡を行っているのではないでしょうか。

TeamPage は、メールでの投稿をサポートしていますので、メールでのやりとりの際に投稿用メールアドレスにCCするだけで簡単に情報の蓄積や共有を実現できます。その際、キーワードによる自動タグ付け(自動カテゴライズ)もも可能です。

投稿された内容は、閲覧権限でフィルタリングされ、毎日ダイジェスト(まとめメール)として配信されます。TeamPageが自動的に日報を作成してくれるわけです。

社員が自分のノウハウを社内SNSで発信したり社員が日報を書いたりすることにはエネルギーが必要です。まずは、TeamPageで、社外パートナー企業、取引先、顧客とのメール会話をそのまま記録として残すことから初めてみてはいかがでしょうか。日々の仕事が自然と蓄積され、共有・配信され、ノウハウとなり、次のアクションにつなげられます。

関連記事

リンクや編集の仕組みからハイパーテキストとジャーナルの設計を解く

ITの歴史とTeamPageの設計思想の講演資料

クリス=ナズム Hyperkult 2015 会議ビデオ「思い出をたどり上げる旅」

ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ

メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有

インターチップ株式会社 - メールを共有することが情報共有の第一歩

今までの仕事のやり方でOK!メール内容が自然と蓄積!

ダイジェスト メール配信機能

品質管理の仕事を楽にして、ISO監査でOKをもらう方法

2015/01/29 · · 投稿者 Takashi Okutsu

ISO監査員を喜ばせて、なおかつ仕事を楽にする方法TeamPageは、品質管理業務によく使われています。顧客からのクレームや現場からの不具合など、品質に関係する報告を登録するだけでなく、「その後、誰がどんな対応をしたのか」の経緯や「他のどんな問題と関係があるのか」といった関係性も残して共有できるので、品質管理業務にはもってこいなのです。

品質管理にはISO 9001という規格がありますが、今回はこのISO監査についてのTeamPage使用事例を紹介します。

業務プロセスやマニュアルの管理と共有

この企業は、元々はスウェーデンの軍事業界向けの小型精密機械の加工や精算を行っていました。近年では、大型車両向けの精密機器に重点的に取り組んでいます。品質管理のISO/​TS 16949認証と環境管理のISO 14001認証を取得済みで、高品質な製品生産力と顧客との親密なビジネス関係を誇ります。

同社のTeamPageは、「高度生産品質計画」(APQP: Advanced Product Quality Planning)と「生産部品承認」(PPAC: Product Part Approval」プロセスに使われています。それまでMicrosoft Wordで行ってきた業務プロセス管理や販売店マニュアル管理の約90%をTeamPageに移行しました。その結果、同社で働く全員がTeamPageにアクセスして、製品の構想から販売に至るまでの進捗確認や、問題の最新状況の共有、過去事例の検索、権限に応じた編集などができるようになりました。

ISO監査員が驚いた〜監査を楽々クリア

ここで紹介するのは、同社のISO監査にまつわるエピソードです。

「先週、監査員がやって来たのですが、業務プロセスの90%をTeamPageに移行済みで、業務プロセスからの発生した情報もみんなTeamPageに記録しているものですから、監査員たちは本当に大喜びでしたよ。私は「追加」ボタンをクリックし、テンプレートを使用した登録フォームを開き、新しい情報を追加するデモを見せたのですが、彼らは顎が外れるほど驚いていました。いやぁ、面白かったですね。彼らが何かに感心するなんてことは滅多にありませんから。

私たちがTeamPageで作った業務マニュアルは、40種類の機械作業員によって使われています。また、新しい業務マニュアルを作成したり、既存のマニュアルを改訂したりしています。

同じ日、まだ監査員が来社する前のことですが、ある顧客からクレームが届いたのです。このクレームは、私たちの製品やサービスに重大なものでした。私はすぐに「品質警告」をTeamPageに投稿しました(テンプレート機能を使用)。私が投稿した「品質警告」には作業員が調べるべき事がいくつか書かれていて、それによって私たちは顧客が満足する部品をまた供給できるようになったのです。

監査員たちが来社すると、彼らはこのクレーム対応に注目しました。私はTeamPageに記録されている一連の経緯を見せました。私の「品質警告」から始まって作業マニュアルの改訂に至るまでの流れです。監査員が「これは良いですね。でも、あなたは作業員と話をしたのですか?」と尋ねてきたので、「いいえ、その必要はありません。直接会って話もできたかもしれませんが、でも私は今日のこの監査の準備で忙しく、時間がなかったので。」と答えました。監査員は作業エリアに直接歩いて行って作業員に質問を始めました。監査員が驚くのを見て私はニンマリしましたよ。すべての作業員が何をすべきかを正確に理解していたのですから。素晴らしいです。今回も、いつもと同様に、品質警告と改善情報が現場に正しく伝わっていました。

私の専門的な仕事をとても楽にしてくれたトラクション・ソフトウェアに感謝します。」

お客様の役に立てて感謝されるのは清々しく気持ちが良いものですね。こちらこそ感謝いたします。

顧客や取引先など、社外コミュニケーションにも

ちなみに、上記で引用した謝礼は、米国のTeamPageサポートサイトにある同社専用のスペースに、同社の品質管理マネージャーが寄せたものです。TeamPageは、社内スペース(弊社メンバーのみ)、同社用スペース(同社と弊社メンバーで共用)、フォーラム スペース(すべてのユーザーに公開)など、閲覧・共有範囲の異なるスペースができるように設計されています。この仕組みにより、社内だけでなく社外とも安全に情報交換や情報共有ができます。

関連記事

デカゴン デバイス社の事例: ISO 9001 品質管理、製品開発計画、プロジェクト管理、進捗管理など

アテネ グループの事例:品質管理、ナレッジの共有、社員教育

TeamPage 品質管理ソリューション

ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ

Hello! Greetings from Takashi Okutsu

2014/12/19 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像皆様、こんにちは。私は、奥津岳と申します。横浜にある Traction Software の日本支店(トラクション・ソフトウェア・インク)の代表を務めています。

TeamPage には 2007 年から長く関わっています。前職では、株式会社アプライドナレッジにて技術サポート スタッフとして、TeamPage を通じて多くのお客様の業務改善のお手伝いをさせていただき、たくさんの経験を積むことができました。今年からはトラクション・ソフトウェア・インク代表として、お客様へのサポート、製品の紹介、経験に基づいたコンサルティングなどご提供しております。

私たちの製品 TeamPage は、とても柔軟性があり、様々な業務に適用できる製品/サービスであると自負しています。多くの方々に気に入っていただけることを願います。

トラクション・ソフトウェア・インクや製品/サービスにご興味がございましたら、お気軽に私のメールアドレス takashi@tractionsoftware.com までお問い合わせください。皆様からのご連絡をお待ちしております。

Hi everyone. I am delighted to introduce myself to you as a member of the Traction Software Team. As some of you know, my name is Takashi Okutsu, and I am the director of Traction Software's Japan Business Office, located in Yokohama.

I have worked for Applied Knowledge in Japan as technical support staff, and have a long association with TeamPage since 2007. During this job, I helped many customers to improve their business with TeamPage and got lots of experience.

I am very happy to keep supporting these customers, introducing our products to new clients, and consulting with all TeamPage customers based on my experience. I believe our product TeamPage is a flexible and adaptable tool and service for many customers and business areas, and hope you like it.

If you should need additional information regarding me or Japan Business Office, or if you need any help regarding TeamPage, please do not hesitate to contact me. You can email to takashi@tractionsoftware.com. I am looking forward to talk with you.

1-25 26-31 
表示数       

Page Top